Стандартизированная работа: что это такое и когда ее применять

В самом простом определении стандартизированная работа (SW) описывает процесс документирования этапов рабочего процесса, распределения ролей и определения идеальной последовательности этих шагов с целью установления и поддержания согласованности. Краеугольный камень Бережливого производства — как и все другие программы постоянного совершенствования — Стандартизированная работа создает стабильность, сокращает отходы, увеличивает время безотказной работы и эффективность и может привести к большей удовлетворенности работой среди работников и руководителей.

В контексте, Lean – это подход к управлению (часто в производстве и здравоохранении), целью которого является устранение всех возможных потерь в процессе. Эти отходы могут включать в себя использованные или неиспользованные материалы, время, талант, пространство и все остальное, что не представляет ценности для клиента. Поскольку часть достижения Бережливые операции означает исключение ненужных компонентов из всех процессов, стандартизированная работа является решающим элементом в достижении этой цели.

Прежде чем мы продолжим, нам нужно определить некоторые ключевые термины и важные различия между ними.

Вместо того чтобы использовать субъективный или предвзятый подход к улучшению, метод стандартизированной работы позволяет различать нормальное и ненормальное состояние при оценке качества.

Стандартные методы работы могут быть применены к:

• Операционные процедуры
• Места работы
• Используемое оборудование или технология
• Последовательность производства
• Меры предосторожности
• Проверка качества
• Связь между работником и начальником
• Обучение и адаптация
• Взаимодействие со службой поддержки
• И многое другое

Стандартизированная работа учитывает три основных элемента рабочего процесса:

• Время такта: Такт время — это количество времени, в течение которого продукт или услуга должны быть завершены, чтобы уложиться в установленный заказчиком срок поставки. В отличие от времени выполнения заказа — всего периода времени между размещением заказа и его выполнением — оно относится только к времени, в течение которого команда активно работает над созданием ценности для клиента. Время такта можно рассчитать, разделив доступное производственное время на количество необходимых единиц.

• Последовательность работы: Точный порядок шагов, которые необходимо выполнить за время такта. Последовательность работ можно задокументировать с помощью стандартной рабочей карты:
• Стандартные или незавершенные запасы: Это минимальное количество сырья или деталей, необходимое для удовлетворения производственных потребностей. Лишние запасы — это тип потерь в бережливом производстве, поэтому SW помогает их искоренить.

Преимущества стандартизации рабочих процессов многочисленны и разнообразны, и каждая организация получит свои уникальные положительные результаты. В целом стандартизированная работа дает следующие преимущества:

Повышенная эффективность

• Повышает производительность труда
• Обеспечивает структуру
• Экономит время
• Делает отходы более заметными
• Сокращает количество отходов
• Устанавливает предсказуемость
• Соответствует производительности требованиям клиентов
• Облегчает выявление проблем
• Позволяет работникам определить больше областей для улучшения
• Упрощает процесс адаптации сотрудников
• Сглаживает кривую обучения
• Позволяет руководителям сосредоточиться на более важных задачах

Улучшенные меры безопасности

• Обеспечивает соблюдение лучших практик
• Снижает выгорание сотрудников
• Снижает стресс на рабочем месте
• Устанавливает последовательные протоколы безопасности

Лучше Связь

• Делает знания на рабочем месте доступными для всех
• Поддерживает ответственность и вовлеченность сотрудников
• Позволяет решать проблемы на всех уровнях
• Предоставляет работникам инструменты для решения проблем
• Повышает удовлетворенность и моральный дух сотрудников

Улучшенные финансовые показатели

• Увеличивает время безотказной работы и доход
• Сокращает эксплуатационные расходы
• Помогает с планированием бюджета
• Повышает качество продукции и удовлетворенность клиентов

По задумке, все стороны, связанные с организацией, получают выгоду от стандартизированной работы — от генерального директора до руководителя. передовой лидер потребителю. Более конкретно:

Члены команды

Операторы и другие работники, соблюдающие стандартные рабочие процедуры, испытывают большее удовлетворение от работы и более низкий уровень выгорания, поскольку вероятность совершения ошибок или недопонимания с коллегами или руководителями гораздо ниже. Стандартизированная работа также может дать сотрудникам возможность определить области для улучшения, что может привести к чувству причастности и компетентности в своей профессии.

Руководители и менеджеры

Независимо от того, контролируют ли они завод, отдел или рядовых работников, руководители, помогающие внедрить процессы стандартизированной работы, обнаруживают, что общение становится проще, а адаптация становится менее хлопотной. Когда работники точно знают, что делать во время смены, руководители могут найти больше времени для решения более приоритетных задач, которые помогут организации в целом.

Руководство

Если операции внутри организации становятся более упорядоченными, это может помочь сократить количество отходов, повысить производительность и высвободить бюджетные ресурсы для распределения в других местах. Повышение производительности — хорошая новость для руководителей, равно как и улучшение коммуникации между работниками и меры безопасности.

Клиентов

Когда в организациях действуют стандарты, касающиеся производства, качества, обслуживания клиентов, выполнения заказов и взаимодействия между отделами, клиентам почти всегда гарантируется высококачественная продукция, эффективное и действенное обслуживание клиентов и сокращение времени ожидания. Когда организация может оправдать (или превзойти) ожидания клиентов, их лояльность и удовлетворенность возрастут.

Стандартизированная работа также может быть ответом на системные проблемы, с которыми организации сталкивались в прошлом, в том числе:

• Неспособность сохранить результаты предыдущих стратегий улучшения
• Проблемы с удержанием или обучением новых сотрудников
• Неспособность гарантировать или работать в согласованные сроки
• Неспособность удовлетворить спрос ИЛИ перепроизводство при падении спроса

Как только один отдел начнет пожинать плоды ЕО, другие отделы, скорее всего, это заметят. Успех одной команды может побудить другие команды обновить или оптимизировать некоторые из своих процессов и так далее, пока ПО (или, по крайней мере, образ мышления) не распространится по всей организации. Это способствует развитию в компании стремления и культуры постоянного совершенствования.

Внедрение нового план улучшения процесса может показаться подавляющим, но это помогает поддерживать «ката мышление— то есть признание того, что небольшие изменения со временем приводят к большим изменениям. Если инициатива по непрерывному совершенствованию всей организации кажется сложной, начните с применения ПО только к одному процессу или одному отделу. Тестируйте, анализируйте и повторяйте по мере необходимости, прежде чем переходить к другим процессам или остальной части организации.

Стандартизированная работа не должна представлять собой жесткий набор стандартных рабочих процедур. Хотя стандарты работы устанавливаются для упрощения и определения процессов, чтобы каждый сотрудник на рабочем месте знал свои обязанности, правильные программы обучения и коучинга стандартизированной работы оставляют место для постоянного совершенствования. Полезно думать о процедурах стандартизированной работы как о самых современных передовых практиках, а не как о правилах, высеченных в камне.

Одним из основных преимуществ SW является возможность получать знания от увольняющихся сотрудников. Слишком часто специализированные или специфичные для работы знания уходят вместе с уходящим на пенсию или другими увольняющимися сотрудниками, прежде чем они могут быть переданы тем, кто их заменяет. Стандартизированная работа собирает эти знания, настраивает и оптимизирует их, а также обеспечивает продолжение работы организации в нужном темпе (или быстрее).

Стандартизированная работа как методология была разработана г-н Исао Като для Toyota Motor Corporation в рамках его многолетнего стремления улучшить производство на предприятиях компании как в Японии, так и за рубежом. Като основал свою систему стандартизации на древней философии кайдзен — буквально «маленькое изменение». Кайдзен подчеркивает, что большие проблемы можно решить, решая проблемы в гораздо меньших масштабах и внося постепенные изменения в течение определенного периода времени. Стандарты работы выступают в качестве опорных точек для тысячи мелких проблем, которые, если их решать с использованием принципа кайдзен, могут привести к положительным изменениям во всей организации.

Как говорит доктор Роберт Маурер, автор книги «Дух Кайдзен», «Стандартизация позволяет каждому искать поэтапные способы внесения улучшений, даже если вы формализуете процесс». В каком-то смысле мы можем рассматривать стандартизированную работу как «структурированное творчество», поскольку она оставляет работникам возможность определять области для улучшения и дает руководителям инструменты для адаптации стратегий к различным приложениям.

Любой элемент работы, который повторяется более одного раза и следует регулярному процессу, может быть стандартизирован.

Наглядные примеры включают операции с машинами или оборудованием, процедуры очистки, меры безопасности и протоколы упаковки; менее очевидные примеры могут включать в себя сценарии обслуживания клиентов, процессы проектирования и учебные (или обучающие) рамки. Если супервайзеры или руководители задаются вопросом, следует ли стандартизировать процесс, они могут спросить себя или своих сотрудников, какие этапы процесса, если таковые имеются, могут выиграть от большей согласованности. Скорее всего, возможности для стандартизации будут быстро определены.

При стандартизации работы необходимо четко определить содержание, последовательность, сроки и желаемые результаты работы. Хотя может быть просто представить этот процесс в контексте производства, давайте возьмем чуть менее интуитивный пример: парикмахерскую. Но как можно стандартизировать стрижку?

В каждой парикмахерской или парикмахерской есть процесс записи на прием, мытья головы и подготовки волос клиентов, чистки инструментов и станций, оценки потребностей клиентов, завершения транзакций и передачи инструкций по уходу. Хотя индивидуальные стрижки и запросы клиентов сильно различаются, стандартизация основных процедур может повысить эффективность, четкое общение, чистоту и общую удовлетворенность клиентов результатом.

Даже с таким переменным содержанием, как стрижка, организации могут усреднить время, необходимое для завершения всего процесса, и, следовательно, могут установить эффективный ежедневный график и даже прогнозировать доход для любого заданного периода времени.

Конечно, любая задача, которая требует от сотрудников индивидуального усмотрения или не имеет последовательного процесса, не может быть стандартизирована. Однако рамки этих вариаций могут быть стандартизированы — даже процесс, который художник использует для подготовки, может следовать установленной схеме концептуализации, набросков и сбора материалов. И каждый художник, пишет ли он картину, пишет роман или играет джаз, использует основные шаблоны и навыки, которые он изучил и отработал, даже создавая свой уникальный художественный вклад.

Требуется время, чтобы определить, как лучше всего стандартизировать процедуры, поэтому совершенно новые процессы часто представляют собой проблему. Прекрасным (и своевременным) примером этого является кампания массовой вакцинации против COVID-19, начавшаяся в США в декабре 2020 года. Инфраструктура здравоохранения нашей страны никогда не сталкивалась с такой масштабной кампанией, поэтому необходимо было установить стандартную процедуру в для того, чтобы вакцинировать как можно больше людей в кратчайшие сроки. К тому времени, когда все население имело право на вакцинацию — всего четыре месяца спустя — большинство из более чем 316 миллионов реципиентов в стране прошли упорядоченную, эффективную и быструю процедуру. Регистрация пациентов, регистрация, введение инъекций, время ожидания и последующие процедуры бронирования были стандартизированы, так что люди от Сан-Диего до Бостона имели очень похожий опыт. Это был необычный, но важный пример быстрой стандартизации, которая сработала.

В каждой организации, большой или маленькой, есть стандартная процедура для чего-то. Однако для того, чтобы эта стандартная процедура работала, ее необходимо использовать последовательно. Если кажется, что стандарт не работает для конкретного приложения, скорее всего, это больше связано с процессом реализации, а не с пригодностью приложения для стандартизации. Сертифицированный тренер может помочь определить необходимые изменения, будь то улучшение обучения или небольшие корректировки стандарта.

Когда организация определяет потребность в стандартизированных рабочих процессах, может быть полезно получить объективный вклад внешних инструкторов. Хотя эти инструкторы могут не быть экспертами в конкретных областях ваших работников, они смогут выявить избыточную трату (времени, энергии, материалов и т. д.) и рассмотреть области, которые выиграют от стандартизации.

После этого процесса часто можно применять стандартизированные принципы работы:

1. Наблюдайте и собирайте данные о ваших текущих операциях и анализируйте текущие результаты, внутренние взаимодействия, затраты и доходы и т. д.
2. Обратите внимание на изменения и проблемы в ваших процессах или качестве продукции.
3. Найдите наиболее эффективный способ ведения вашей деятельности — его можно определить и разработать с помощью сертифицированного тренера.
4. Документируйте все по пути!
5. Улучшите свои программы обучения и адаптации, чтобы закрепить стандарты и избавиться от разрозненности знаний.
6. Продолжайте улучшать стандарты, которые вы разрабатываете.

В процессе обучения и внедрения инструкторы предложат использовать заявление о миссии вашей организации в качестве концептуального пробного камня. Культура компании должна быть полностью согласована с развитием ее людей, независимо от их положения, и должна способствовать постоянному совершенствованию.

Примером этого является Девиз Toyota Motor Corporation: «Создавать вещи — значит создавать людей». Являясь средоточием современных стандартизированных методов работы, Toyota поддерживает свою миссию, содействуя общекорпоративной культуре постоянного совершенствования. Пока рабочие и руководители понимают, как стандартизация может поддерживать и продвигать более широкую миссию организации (и наоборот), они видят ценность стандартизированного профессионального обучения.

Хотя большинство людей в организации видят преимущества стандартизированной работы, некоторые члены нередко выражают сопротивление. Некоторые работники, особенно те, кто выполняет свою работу много лет, не видят ценности стандартизации, когда они вполне успешно работают по-своему. Руководители также могут не согласиться с тем, что внешние инструкторы говорят им, как управлять их собственными отделами.

Именно здесь вступает в игру часть курса SW, посвященная трудовым отношениям (JR). Инструктаж JR — компонент интеграции TWI — учит руководителей тому, как справляться с проблемами, обеспечивает позитивное взаимодействие между коллегами и руководством и делает упор на командную работу как на основу успеха на рабочем месте. Как только они поймут результаты лучшего общения и сотрудничества, многие из тех, кто сопротивляется изменениям на рабочем месте, согласятся, что стандартизация улучшит их эффективность, а не подорвет ее.

Независимо от отрасли, в которой они работают, эффективные преподаватели стандартизированной работы знают, что нужно сохранять непредубежденность в классе, и будут подчеркивать, что их вклад предназначен для того, чтобы помочь профильным экспертам вашей организации выполнять свою работу с меньшими проблемами. Вместо того, чтобы превращать людей в машины или заменять их автоматизацией, стандартизированное профессиональное обучение направлено на то, чтобы сделать отношение работников к своей работе более осмысленным, успешным и приносящим удовлетворение.

Для получения дополнительной информации о том, как стандартизированный рабочий курс может помочь выявить лучшие стороны ваших сотрудников, начните разговор с Институтом TWI.

Что является примером стандартизированной работы?

Закусочная быстрого питания — пример стандартизированной работы в повседневной жизни. У операторов сквозного проезда есть четко определенный процесс приема и передачи заказов, составления блюд, расчета и обработки платежей, а также передачи заказа покупателю. Каждый этап процесса предназначен для максимально эффективного выполнения заказов, вплоть до точных слов, произнесенных операторами.

В чем разница между стандартной работой и стандартизированной работой?

Стандартная работа относится к конкретной задаче или работе, для которой были определены идеальное содержание, последовательность, сроки и результат, то есть превращены в рабочий стандарт. Стандартизированная работа — это процесс, посредством которого эти стандарты идентифицируются, преподаются, соблюдаются и обеспечиваются.

Почему стандартизация важна в работе?

Стандартизируя этапы и последовательность рабочего процесса, организации могут повысить эффективность, улучшить коммуникацию, создать более безопасную рабочую среду и сэкономить деньги за счет снижения эксплуатационных расходов и устранения бракованной продукции.

Как стандартизированная работа связана с бережливым производством?

Стандартизированная работа является ключевым компонентом бережливого производства, философии управления, которая направлена ​​на устранение всех возможных потерь в процессе, не добавляющих ценности. Поскольку SW стремится исключить ненужные этапы из рабочих процессов, оно, по сути, составляет основу бережливого производства.