Понимание Plan-Do-Check-Act (PDCA): ваше полное руководство

Plan-Do-Check-Act, или PDCA, представляет собой четырехэтапный процесс внедрения изменений на рабочем месте. Основанный на научном методе «гипотеза-эксперимент-оценка», PDCA позволяет работникам и командам выявлять ненужные шаги в процессе, избегать повторяющихся ошибок и улучшать процессы в будущем.

Конкретные этапы цикла PDCA обычно выглядят примерно так:

1. План: распознать возможность для изменений, установить цели и определить шаг, который может привести к желаемым результатам.
2. Делать: Протестируйте изменение, пытаясь достичь целей, используя новый подход.
3. Проверьте: Просмотрите и проанализируйте результаты теста и определите, чему вы научились.
4. Закон: Примите меры на основе того, что вы узнали на предыдущем шаге.
   а. Если план оказался успешным, примените новый метод или внесите в дальнейшие изменения то, что вы узнали на этапе «Проверка», если это необходимо.
   б. Если запланированное изменение не сработало, выполните еще один тест, используя другой подход.
   в. Какими бы ни были результаты вашего первого цикла, используйте результаты, чтобы влиять на изменения процессов в рамках непрерывного улучшения в масштабах всей организации.

Цикл PDCA является ключевым компонентом практики ката , поскольку инновационные эксперименты идут рука об руку с постепенным улучшением ката. Цикл PDCA должен стать итеративным столпом любой программы кайдзен , повторяющимся снова и снова для достижения непрерывного улучшения.

PDCA часто используется, чтобы помочь работникам развить навык критического мышления, поскольку он побуждает участников развивать гипотезу и рассматривать проблему со всех сторон в поисках решения. Независимо от исхода начального цикла PDCA, каждый последующий цикл расширяет знания участников о процессе. Поскольку одной из целей PDCA является поиск «наилучшего способа» выполнения задачи, он может способствовать крупным прорывам в улучшении процессов и производительности труда.

Американский статистик и физик Уолтер Шеухарт использовал научный метод для разработки системы управления процессом промышленного производства, обозначив этапы как «Планирование-Выполнение-Проверка-Действие». Модель PDCA чаще ассоциируется с У. Эдвардсом Демингом , «отцом непрерывного совершенствования», который в конечном итоге модифицировал первоначальные этапы процесса Шеухарта, заменив «Проверку» на «Изучение» (PDSA). Другие варианты названия включают «Планирование-Выполнение-Проверка-Корректировка», круг/колесо/цикл Деминга, цикл Шеухарта или O(наблюдение)PDCA.

Деминг подчеркивал этап изучения в своих трудах и лекциях, обращая внимание участников на то, что изучение результатов любых изменений в процессе приведет к новым знаниям. Он утверждал, что поиск новой информации всегда руководствуется теорией или гипотезой, дальнейшее развитие которой помогает фаза исследования.

Цикл PDCA был одним из инструментов, представленных Демингом японским производителям в ходе восстановления после Второй мировой войны; в конечном итоге эта модель была включена в производственную систему Toyota (TPS) . В Toyota цикл PDCA используется как система для развития критического мышления, или « воспитания людей до создания автомобилей ».

Цикл PDCA стал ключевой частью бережливого управления , поскольку он помогает работникам выявлять потери в процессах путем анализа результатов изменений и устранения ненужных шагов.

Поскольку цикл PDCA требует времени на подготовку, тестирование и повторное тестирование, он не всегда подходит для решения срочных задач. PDCA идеально подходит для:

• Разработка нового или улучшенного дизайна процесса, продукта или услуги
• Внедрение любых изменений в рабочий процесс или структуру
• Выявление и оптимизация повторяющегося рабочего процесса
• Начало новой инициативы по улучшению
• Сбор и анализ данных для проверки проблем или основных причин
• Работаем над постоянным улучшением

PDCA обычно ассоциируется с крупномасштабными проектами, в которых задействовано много людей и движущихся частей. В результате руководители могут рассчитывать на значительные прорывы, оправдывающие затраченное время и усилия.

Перед попыткой серьезной перестройки процесса (или перед этапом «Выполнить») крайне важно заручиться поддержкой руководства и любых внешних заинтересованных сторон, поскольку неудачные изменения могут дорого обойтись. Эти стороны должны понимать природу PDCA как повторяющийся итеративный процесс, который расширяет знания с каждым последующим циклом, причем каждая итерация предназначена для приближения участников к цели. Чтобы поддержать потребность в PDCA, директора по непрерывному совершенствованию могут доказать, что рабочая сила, обладающая навыками критического мышления и решения проблем, может создать более конкурентоспособную и инновационную организацию.

Помимо укрепления критического мышления в вашей рабочей силе, внедрение PDCA может:

• Сформировать установку на постоянное совершенствование как людей, так и процессов
• Дайте своим командам возможность протестировать возможные изменения в контролируемой среде.
• Искоренение и предотвращение повторяющихся ошибок, от минимальных до крупных и дорогостоящих

Целые организации, команды и отдельные лица могут практиковать PDCA для достижения личных и общекорпоративных целей.

PDCA для организаций

PDCA идеально подходит для реализации крупномасштабных изменений и поэтому может потребовать значительных затрат времени. Стадия «Планирование» потенциально может занять больше всего времени и может быть (и казаться) более достижимой, если она разбита на более мелкие этапы, которыми легче управлять командам или отдельным лицам. Разделение большого плана на более мелкие части также может свести к минимуму риск сбоя на более поздних этапах цикла.

Чтобы помочь вашим командам эффективно планировать, попросите их ответить на следующие вопросы:

• Какую основную проблему нам необходимо решить?
• Каковы цели решения этой проблемы?
• Какие ресурсы нам нужны?
• Какие ресурсы у нас уже есть?
• Учитывая наши доступные ресурсы, какое решение является лучшим для устранения проблемы?
• По каким показателям план будет считаться успешным?

  Повторяющийся характер цикла PDCA позволяет вашей команде тестировать множество вариантов, чтобы сократить потери в процессе и определить, какой из них работает лучше всего. Стандартизируйте как можно больше успешных шагов для каждого последующего цикла.

PDCA для физических лиц

В дополнение к оценке их производительности, обзоры сотрудников часто включают цели, которые работники должны достичь перед их следующей регистрацией. Работники могут применять PDCA к личным целям на рабочем месте, используя следующую модель:

1. План: Определите, что вы хотели бы улучшить или изменить в своем подходе к работе. Определите все, что сдерживает вас на работе, и определите, как вы хотите развиваться.
2. Делать: Безопасно тестируйте различные способы получения желаемых результатов таким образом, чтобы не мешать работе других. Например, если у вас возникают проблемы с отслеживанием рабочих писем, установите личный таймер, который будет напоминать вам в течение дня об ответе.
3. Проверьте: Регулярно проверяйте свой прогресс и соответствующим образом корректируйте свое поведение. Используйте этот шаг, чтобы рассмотреть результаты ваших действий в вашей команде или в более крупных процессах.
4. Закон: Внедряйте то, что работает; повторите цикл, чтобы уточнить то, что не является.

Если вы хотите узнать больше о том, как циклы PDCA, ката или кайдзен могут выглядеть в вашей организации, компания Training Within Industry (TWI) использует все эти инструменты в практическом коучинге по улучшению, призванном оказать существенное и долгосрочное влияние на вашу организацию. Изучите варианты обучения для сотрудников и руководителей от TWI Institute или начните разговор с нашей командой уже сегодня.