Как создать план улучшения процесса [с примерами]

В бизнесе план улучшения процессов относится к задаче выявления и анализа рабочих процессов, чтобы сделать их менее расточительными, более эффективными и обеспечить максимальное использование всех ресурсов. Возможно, наиболее важно то, что план улучшения процессов должен учитывать, как максимально использовать таланты вашей существующей рабочей силы, чтобы каждый чувствовал себя адекватно использованным, с вызовом и поддержкой в ​​своей роли.

Существует множество методологий , регулирующих совершенствование производственных процессов, большинство из которых можно использовать как по отдельности, так и в сочетании с другими методологиями. К числу наиболее известных подходов к совершенствованию относятся обучение внутри отрасли (Training Within Industry, TWI), Six Sigma и бережливое производство (Lean Operations ).

Планы по улучшению процессов включают любые решения, большие или малые, принимаемые с целью повышения эффективности работы на рабочем месте. Эти решения могут касаться физической среды, например, перестановки рабочих мест для улучшения коммуникации; или крупных системных проблем, таких как высокая текучесть кадров , требующая полной перестройки всей системы поддержки сотрудников. Любые изменения должны основываться на стратегическом плане или миссии компании.

План решения любой из этих проблем обычно представляется в документе, который четко определяет шаги, необходимые для начала внесения улучшений. Все, кто участвует в процессе улучшений, должны иметь доступ к этому документу в понятном для них формате, будь то визуальные материалы (например, инфографика или диаграммы), письменное руководство или обучающие видеоролики. Представление этой информации в различных форматах может дать всем сотрудникам возможность предлагать или вносить небольшие изменения, которые со временем приведут к значительным результатам .

Планы улучшения процессов имеют ряд общих преимуществ — более эффективные рабочие процессы, более высокая производительность, — но они помогают определить конкретные болевые точки для создания наиболее эффективного плана и, таким образом, добиться целенаправленных улучшений.

Компании, которые, вероятно, нуждаются в плане улучшения процессов, могут столкнуться со следующими проблемами:

• Плохие меры контроля качества
• Частые задержки производства
• Перекрытие полномочий
• Угрозы физической безопасности
• Временный «пластырный» подход к устранению проблем
• Лечение симптома, а не основная причина
• Отстраненные сотрудники
• Недовольные клиенты
• Узкая маржа прибыли
• Высокая текучесть кадров
• Неадекватная передача знаний новым сотрудникам
• Отсутствие письменных процессов

Как только компания, испытывающая любой из этих симптомов, определяет основную причину и реализует план постоянного улучшения, преимущества начинают накапливаться:

• Высокая вовлечения сотрудников
• Лучшее общение на рабочем месте
• Меньший оборот
• Повышение качества продукции
• Более короткие сроки выполнения заказа
• Более высокий доход
• Меньше отходов
• Меньшие накладные расходы
• Повышенная эффективность и более высокая производительность
• Повышенное соответствие нормативным требованиям
• Более высокая степень удовлетворенности клиентов
• Гибкость рынка
• Меньше инциденты безопасности на рабочем месте
• Модернизация завода
• Культура инноваций

Одним из важнейших — если не самым важным — параметров для внедрения плана улучшения процесса является то, что он не должен быть разработан или применяться только к одному процессу.

Например, возможно, в отделе произошел сбой в общении между менеджерами и рядовыми сотрудниками. План улучшения должен быть разработан таким образом, чтобы его можно было перенести на другие сценарии в другие отделы, а не только для решения этой конкретной проблемы в конкретном контексте. Такие методологии, как TWI и стандартизированная работа, предназначены для внедрения в любой сценарий в рамках всей организации — думайте о них скорее как о схеме изменения вашего мышления, а не о дискретных шагах жесткой процедуры.

Вы также должны понимать, что некоторые планы улучшения требуют месяцев или лет, чтобы привести к измеримым изменениям, особенно когда речь идет о крупномасштабных KPI, таких как доход или удержание сотрудников. Если изменения вносятся в несколько областей бизнеса, таких как производственные процессы, методы найма, обучение, политики, технологии и т. д., может потребоваться длительный период экспериментов и корректировок, прежде чем появятся измеримые и устойчивые улучшения.

Независимо от типа (или типов) плана улучшения процессов, который вы внедряете, обязательно документируйте каждый шаг на этом пути. Надлежащая документация по процессам поможет вашим командам определить, что работает, а что нужно скорректировать для достижения оптимального успеха, а также покажет, насколько хорошо план соответствует общей бизнес-стратегии вашей организации.

Ниже приведен пример шагов, которые может предпринять организация, чтобы начать реализацию плана улучшения процессов:

1. Определить и идентифицировать конкретные рабочие места, задачи или процессы, на которые нацелен план, а также конечные цели.
2. Просмотрите текущие стандарты работы и проанализируйте текущие процессы разбивая их на самые основные этапы, выявляя слабые места и указывая на любые камни преткновения или причины неэффективности.
3. Перепроектировать и перестроить шаги к устранить неэффективность и слабые места, используя вклад членов команды для информирования о наилучшем подходе.
4. Осуществлять новый процесс в повседневные операции.
5. Следите за эффективностью нового процесса путем установления временной шкалы и конкретных KPI для измерения.
6. Будьте готовы к экспериментам с различными подходами с течением времени и обновлять этапы процесса по мере необходимости, чтобы максимизировать эффективность.

Крайне важно донести до всех, кого это может затронуть, необходимость изменений в процессе, а также сам факт их проведения. Подчеркните, что в идеале изменения следует вносить вместе с сотрудниками, а не против них. Это создаст основу для вовлечения сотрудников в процесс улучшения, чтобы их идеи были рассмотрены и использованы, что будет способствовать принятию нового, улучшенного метода или процесса.

Помните о том, как любые изменения влияют на другие процессы или отделы, такие как структуры отчетности, каналы связи, аварийные процедуры, техническое обслуживание, смены сотрудников и так далее.

Конечно, успех любого нового процесса зависит от способности членов команды следить за ним и выполнять его. Это означает, что следующие шаги, возможно, также должны быть частью общего плана:

• Проектирование и развертывание программы тренировок команды
• Предложение сотрудника возможности повышения квалификации и переквалификации
• Сбор отзывы сотрудников
• Обновление процессов онбординга

Как только новый процесс принесет измеримые результаты (или даже раньше), следует стандартизировать этапы , чтобы обеспечить более легкое достижение тех же результатов независимо от того, кто выполняет работу.

Наконец, вполне естественно, что некоторые члены команды могут сопротивляться изменениям, особенно если они долгое время привыкли к одному и тому же способу работы. Помимо эффективного донесения необходимости изменений, команды по внедрению плана улучшений должны определить, как они будут реагировать на опасения и возражения сотрудников , учитывая все отзывы сотрудников и проявляя чуткость к тому, как разные члены команды реагируют на изменения.

Помните, что идеальный план улучшения процессов не имеет конечной точки — скорее, это непрерывное движение к совершенствованию , которое становится неотъемлемой частью общей корпоративной культуры.

Как уже упоминалось ранее в этой статье, существует ряд формальных методологий совершенствования, которые успешно применяются в организациях по всему миру на протяжении большей части столетия.

Наклонитесь
возможно самый известный вид План улучшения процессов, особенно в производстве, бережливое производство — это подход к работе, который направлен на устранение как можно большего количества потерь во всех процессах, тем самым максимизируя эффективность и снижая затраты. При бережливом производстве все изменения осуществляются для того, чтобы предоставить клиенту максимальную ценность.

Шесть сигм
Этот метод контроля качества был разработан инженером Motorola Биллом Смитом с целью получения продукции, на 99.99966% не содержащей дефектов. Сертификация «Шесть сигм» — это высоко ценимая квалификация в различных отраслях, при этом уровни знаний обозначаются цветами поясов, как и в боевых искусствах. В своей основе «Шесть сигм» описывает пять основных шагов для улучшения процессов: определение, измерение, анализ, улучшение и контроль (DMAIC).

Лин Шесть Сигма
Как следует из названия, этот метод сочетание бережливого производства и шести сигм, в котором члены команды улучшают процессы с помощью подхода DMAIC, одновременно сокращая потери.

Планируй-Делай-Проверяй-Действуй (PDCA)
PDCA представляет собой непрерывный цикл управления изменениями, который следует научному методу «гипотеза-эксперимент-оценка», что иллюстрируется этапами «планируй, делай, проверяй и действуй». Этот подход приписывают как статистику Уолтеру Шухарту, так и инженеру У. Эдварду Демингу, и позже он был принят и повторен Toyota Motor Corporation. PDCA является ключевым элементом бережливого управления и часто ассоциируется с Улучшение Катарутинная практика развития научного мышления на рабочем месте.

Общее управление качеством (TQM)
Будучи предшественником бережливого производства и шести сигм, TQM в основном фокусируется на контроле качества и определении способов улучшения результатов. Подобно бережливому производству, TQM не имеет отдельных шагов для улучшения процессов, а скорее информирует о постоянном поиске способов улучшения и поддержания качества продукции.

Более конкретные подходы, такие как TWI и Standardized Work, могут быть встроены в любую из этих структур и методологий.

Далее следует пример плана усовершенствования методов работы TWI для сборки телефонной трубки на производственном объекте.

Четырехэтапный метод улучшения методов работы:

Шаг 1 — Разбейте работу

Шаг 2 – подвергайте сомнению каждую деталь

Шаг 3 – Разработайте новый метод

Шаг 4 – Примените новый метод

Шаг 1 — Разбейте работу

• Перечислите все детали
• Детали означают каждый одно движение, которое делается. Погрузочно-разгрузочные работы, машинная работа, ручная работа, а также проверка и задержки — все это часть деталей.

П. Граупп и Р. Дж. Врона. 2016. Рабочая тетрадь TWI: Основные навыки для руководителей . Бока-Ратон, Флорида: Taylor & Francis Group/CRC Press. Использовано с разрешения.

Шаг 2 – подвергайте сомнению каждую деталь

• Спросите, кто, что, когда, где, почему и как для каждой детали процесса.
• Ваши ответы породят новые идеи для улучшения.

Шаг 3 – Разработайте новый метод

• If детали не могут быть устранены, комбинировать, переставлять и упрощать по мере необходимости.
• Устраните как можно больше деталей, не влияя на результат.
• Не упрощайте деталь, если ее можно полностью исключить.
• Работайте над своими идеями с другими. Привлекайте всех возможных участников — операторов, сборщиков, менеджеров, начальников смен и т. д. На этом этапе важна вовлеченность и заинтересованность!

Шаг 4 – Примените новый метод

• Продавайте изменения другим, в том числе рядовым сотрудникам, руководству, менеджерам и т. д.
• Получите все необходимые согласования
• Немедленно используйте новый метод
• Используйте новый метод, пока не будет найден лучший способ
• Отдайте должное всем участникам

До улучшения

После улучшения

Задокументируйте новый метод

...

Какой бы подход вы ни выбрали для своей организации, руководство объективного консультанта может оказаться неоценимым. Можно разработать план улучшения процессов внутри компании, но партнерство с экспертами по улучшениям может освободить членов вашей команды от разработки и реализации нового плана в вакууме.

Институт TWI придерживается подхода, ориентированного на людей, к улучшению условий труда, позволяя потребностям тех, кто выполняет работу, определять наш план действий. Наши ведущие тренеры обладают высокой квалификацией в выявлении возможностей для улучшения, внимательно выслушивают опасения членов команды и предоставляют объективную обратную связь, призванную повысить ценность для ваших клиентов и поддержать долгосрочный успех вашего бизнеса. Чтобы узнать больше о наших десятках программ обучения, ознакомьтесь с нашими программами или отправьте нам сообщение.

В: Как вы предлагаете план улучшения процессов сотрудникам?
О: Сообщать о необходимости улучшений необходимо для достижения заинтересованности и поддержки сотрудников. Прежде чем внедрять или даже определять план улучшения процессов, соберите отзывы сотрудников об их опыте работы, потребностях, проблемах и целях, а затем используйте эту информацию, чтобы обосновать свой выбор плана.

Когда вы будете готовы объявить о развертывании, убедитесь, что все, кого коснутся изменения, ясно понимают необходимость улучшения и процесс внедрения. Об этом можно сообщить через общее собрание, личные встречи, визуальные презентации, технологические руководства и любые другие подходящие каналы связи. Сотрудники должны иметь возможность легко отвечать на вопросы команде внедрения.

Тренинг по совершенствованию методов работы TWI предоставляет сотрудникам необходимые навыки для реализации плана улучшения процессов. Если кто-либо из членов команды выражает сопротивление изменениям, тренинги для руководителей, такие как TWI Job Relations, могут помочь супервайзерам уважительно и продуктивно решать возникающие проблемы.

В: Каковы компоненты плана улучшения процесса?
О: Все планы улучшения процесса будут выглядеть по-разному в зависимости от контекста или организации, но основные компоненты должны включать определение областей для улучшения, анализ отдельных шагов рассматриваемого процесса, построение нового процесса, внедрение нового плана, мониторинг успеха. и подготовка к возможной адаптации процесса по мере необходимости. Что касается поддержки сотрудников, планы улучшения процессов должны учитывать любое обучение сотрудников, повышение квалификации или переквалификацию, реагирование на чрезвычайные ситуации, меры безопасности, сбор отзывов, процедуры найма и адаптации.

В: Как вы находите области для улучшения процесса?
О: Вы поймете, что вашей организации, вероятно, нужны улучшения процессов, если вы обнаружите что-либо из следующего:

• Плохие меры контроля качества
• Частые задержки производства
• Перекрытие полномочий
• Угрозы физической безопасности
• Временный «пластырный» подход к устранению проблем
• Лечение симптома (следствия), а не основной причины
• Отстраненные сотрудники
• Недовольные клиенты
• Узкая маржа прибыли
• Высокая текучесть кадров
• Неадекватная передача знаний новым сотрудникам
• Отсутствие письменных процессов