Как создать план улучшения процесса [с примерами]

В бизнесе план улучшения процессов относится к задаче выявления и анализа рабочих процессов, чтобы сделать их менее расточительными, более эффективными и обеспечить максимальное использование всех ресурсов. Возможно, наиболее важно то, что план улучшения процессов должен учитывать, как максимально использовать таланты вашей существующей рабочей силы, чтобы каждый чувствовал себя адекватно использованным, с вызовом и поддержкой в ​​своей роли.

Существуют много методологий которые управляют улучшением рабочих процессов, большинство из которых могут использоваться сами по себе или в сочетании с другими методологиями. Некоторые из наиболее известных фреймворков улучшения включают Обучение в промышленности (TWI), шесть сигм и бережливые операции.

Планы улучшения процессов включают в себя любые решения, большие или малые, которые принимаются с целью улучшения работы на рабочем месте. Эти решения могут относиться к физической среде, например, перепланировка рабочих мест для облегчения общения; или к крупным системным проблемам, таким как высокая текучесть кадров которые требуют пересмотра всей системы поддержки сотрудников. Любые изменения должны основываться на стратегическом плане или миссии компании.

План решения любой из этих проблем обычно представлен в документе, который четко определяет шаги, необходимые для начала внесения улучшений. Любой, кто участвует в внесении улучшений, должен иметь доступ к этому документу в формате, который он может понять, будь то посредством визуальных средств (например, инфографика или диаграммы), письменное руководство или обучающие видео. Представление этой информации в нескольких форматах может дать всем сотрудникам возможность предлагать или делать небольшие изменения, которые приводят к большим изменениям со временем.

Планы улучшения процессов имеют ряд общих преимуществ — более эффективные рабочие процессы, более высокая производительность, — но они помогают определить конкретные болевые точки для создания наиболее эффективного плана и, таким образом, добиться целенаправленных улучшений.

Компании, которые, вероятно, нуждаются в плане улучшения процессов, могут столкнуться со следующими проблемами:

• Плохие меры контроля качества
• Частые задержки производства
• Перекрытие полномочий
• Угрозы физической безопасности
• Временный «пластырный» подход к устранению проблем
• Лечение симптома, а не основная причина
• Отстраненные сотрудники
• Недовольные клиенты
• Узкая маржа прибыли
• Высокая текучесть кадров
• Неадекватная передача знаний новым сотрудникам
• Отсутствие письменных процессов

Как только компания, испытывающая любой из этих симптомов, определяет основную причину и реализует план постоянного улучшения, преимущества начинают накапливаться:

• Высокая вовлечения сотрудников
• Лучшее общение на рабочем месте
• Меньший оборот
• Повышение качества продукции
• Более короткие сроки выполнения заказа
• Более высокий доход
• Меньше отходов
• Меньшие накладные расходы
• Повышенная эффективность и более высокая производительность
• Повышенное соответствие нормативным требованиям
• Более высокая степень удовлетворенности клиентов
• Гибкость рынка
• Меньше инциденты безопасности на рабочем месте
• Модернизация завода
• Культура инноваций

Один из самых важных — если не Самое важное — параметры реализации плана улучшения процессов — это то, что он не должен разрабатываться или применяться только к одному процессу.

Например, возможно, в отделе произошел сбой в общении между менеджерами и рядовыми сотрудниками. План улучшения должен быть разработан таким образом, чтобы его можно было перенести на другие сценарии в другие отделы, а не только для решения этой конкретной проблемы в конкретном контексте. Такие методологии, как TWI и стандартизированная работа, предназначены для внедрения в любой сценарий в рамках всей организации — думайте о них скорее как о схеме изменения вашего мышления, а не о дискретных шагах жесткой процедуры.

Вы также должны понимать, что некоторые планы улучшения требуют месяцев или лет, чтобы привести к измеримым изменениям, особенно когда речь идет о крупномасштабных KPI, таких как доход или удержание сотрудников. Если изменения вносятся в несколько областей бизнеса, таких как производственные процессы, методы найма, обучение, политики, технологии и т. д., может потребоваться длительный период экспериментов и корректировок, прежде чем появятся измеримые и устойчивые улучшения.

Независимо от того, какой тип (или типы) плана по улучшению процесса вы реализуете, обязательно документируйте каждый шаг на этом пути. Надлежащее документирование процесса поможет вашим командам определить, что работает и что необходимо скорректировать для достижения оптимального успеха, а также покажет, насколько хорошо план соответствует общей бизнес-стратегии вашей организации.

Ниже приведен пример шагов, которые может предпринять организация, чтобы начать реализацию плана улучшения процессов:

1. Определить и идентифицировать конкретные рабочие места, задачи или процессы, на которые нацелен план, а также конечные цели.
2. Просмотрите текущие стандарты работы и проанализируйте текущие процессы разбивая их на самые основные этапы, выявляя слабые места и указывая на любые камни преткновения или причины неэффективности.
3. Перепроектировать и перестроить шаги к устранить неэффективность и слабые места, используя вклад членов команды для информирования о наилучшем подходе.
4. Осуществлять новый процесс в повседневные операции.
5. Следите за эффективностью нового процесса путем установления временной шкалы и конкретных KPI для измерения.
6. Будьте готовы к экспериментам с различными подходами с течением времени и обновлять этапы процесса по мере необходимости, чтобы максимизировать эффективность.

Очень важно сообщить о необходимости изменения процесса, а также о том, что это происходит, всем, на кого это может повлиять. Подчеркните тот факт, что в идеале должны быть внесены изменения с их, а не в их. Это создает основу для вовлечения сотрудников в процесс улучшения, чтобы их идеи учитывались и использовались, что поощряет и поддерживает одобрение нового улучшенного метода или процесса.

Помните о том, как любые изменения влияют на другие процессы или отделы, такие как структуры отчетности, каналы связи, аварийные процедуры, техническое обслуживание, смены сотрудников и так далее.

Конечно, успех любого нового процесса зависит от способности членов команды следить за ним и выполнять его. Это означает, что следующие шаги, возможно, также должны быть частью общего плана:

• Проектирование и развертывание программы тренировок команды
• Предложение сотрудника возможности повышения квалификации и переквалификации
• Сбор отзывы сотрудников
• Обновление процессов онбординга

После того, как новый процесс привел к измеримому успеху (или даже раньше), работайте над стандартизировать шаги поэтому становится легче достичь одинаковых результатов независимо от того, кто выполняет работу.

Наконец, вполне естественно, что некоторые члены команды могут сопротивляться изменениям, особенно если они уже давно привыкли к одному и тому же способу ведения дел. Наряду с эффективным информированием о необходимости изменений, команды по реализации плана улучшений должны установить как они будут решать проблемы сотрудников и опровержения, принимая во внимание все отзывы сотрудников и чувствительно к тому, как разные члены команды реагируют на изменения.

Помните, что идеальный план улучшения процесса не имеет конца — скорее, он должен быть постоянное стремление к совершенствованию это становится неотъемлемой частью общей корпоративной культуры.

Как упоминалось ранее в этой статье, существует несколько формальных методологий улучшения, которые были успешно развернуты в организациях по всему миру для лучшая часть века.

Наклонитесь
возможно самый известный вид План улучшения процессов, особенно в производстве, бережливое производство — это подход к работе, который направлен на устранение как можно большего количества потерь во всех процессах, тем самым максимизируя эффективность и снижая затраты. При бережливом производстве все изменения осуществляются для того, чтобы предоставить клиенту максимальную ценность.

Шесть сигм
Этот метод контроля качества был разработан инженером Motorola Биллом Смитом с целью получения продукции, на 99.99966% не содержащей дефектов. Сертификация «Шесть сигм» — это высоко ценимая квалификация в различных отраслях, при этом уровни знаний обозначаются цветами поясов, как и в боевых искусствах. В своей основе «Шесть сигм» описывает пять основных шагов для улучшения процессов: определение, измерение, анализ, улучшение и контроль (DMAIC).

Лин Шесть Сигма
Как следует из названия, этот метод сочетание бережливого производства и шести сигм, в котором члены команды улучшают процессы с помощью подхода DMAIC, одновременно сокращая потери.

Планируй-Делай-Проверяй-Действуй (PDCA)
PDCA представляет собой непрерывный цикл управления изменениями, который следует научному методу «гипотеза-эксперимент-оценка», что иллюстрируется этапами «планируй, делай, проверяй и действуй». Этот подход приписывают как статистику Уолтеру Шухарту, так и инженеру У. Эдварду Демингу, и позже он был принят и повторен Toyota Motor Corporation. PDCA является ключевым элементом бережливого управления и часто ассоциируется с Улучшение Катарутинная практика развития научного мышления на рабочем месте.

Общее управление качеством (TQM)
Будучи предшественником бережливого производства и шести сигм, TQM в основном фокусируется на контроле качества и определении способов улучшения результатов. Подобно бережливому производству, TQM не имеет отдельных шагов для улучшения процессов, а скорее информирует о постоянном поиске способов улучшения и поддержания качества продукции.

Более конкретные подходы, такие как TWI и Standardized Work, могут быть встроены в любую из этих структур и методологий.

Далее следует пример плана усовершенствования методов работы TWI для сборки телефонной трубки на производственном объекте.

Четырехэтапный метод улучшения методов работы:

Шаг 1 — Разбейте работу

Шаг 2 – подвергайте сомнению каждую деталь

Шаг 3 – Разработайте новый метод

Шаг 4 – Примените новый метод

Шаг 1 — Разбейте работу

• Перечислите все детали
• Детали означают каждый одно движение, которое делается. Погрузочно-разгрузочные работы, машинная работа, ручная работа, а также проверка и задержки — все это часть деталей.

П. Граупп и Р. Дж. Врона. 2016. Рабочая тетрадь TWI: основные навыки для супервайзеров. Бока-Ратон, Флорида: Taylor & Francis Group/CRC Press. Используется с разрешения.

Шаг 2 – подвергайте сомнению каждую деталь

• Спросите, кто, что, когда, где, почему и как для каждой детали процесса.
• Ваши ответы породят новые идеи для улучшения.

Шаг 3 – Разработайте новый метод

• If детали не могут быть устранены, комбинировать, переставлять и упрощать по мере необходимости.
• Устраните как можно больше деталей, не влияя на результат.
• Не упрощайте деталь, если ее можно полностью исключить.
• Работайте над своими идеями с другими. Привлекайте всех возможных участников — операторов, сборщиков, менеджеров, начальников смен и т. д. На этом этапе важна вовлеченность и заинтересованность!

Шаг 4 – Примените новый метод

• Продавайте изменения другим, в том числе рядовым сотрудникам, руководству, менеджерам и т. д.
• Получите все необходимые согласования
• Немедленно используйте новый метод
• Используйте новый метод, пока не будет найден лучший способ
• Отдайте должное всем участникам

До улучшения

После улучшения

Задокументируйте новый метод

...

Какой бы подход вы ни выбрали для своей организации, руководство объективного консультанта может оказаться неоценимым. Можно разработать план улучшения процессов внутри компании, но партнерство с экспертами по улучшениям может освободить членов вашей команды от разработки и реализации нового плана в вакууме.

Институт TWI принимает подход, ориентированный на людей к улучшению рабочего места, позволяя потребностям тех, кто выполняет работу, формировать наш план действий. Наш Мастера-тренеры обладают высокой квалификацией в выявлении возможностей для улучшения, прислушиваются к мнению членов команды и предлагают объективную обратную связь, направленную на повышение ценности ваших клиентов и поддержку долгосрочного успеха вашего бизнеса. Чтобы узнать больше о наших десятках возможностей обучения, изучить наши программы or отправить нам сообщение.

В: Как вы предлагаете план улучшения процессов сотрудникам?
О: Сообщать о необходимости улучшений необходимо для достижения заинтересованности и поддержки сотрудников. Прежде чем внедрять или даже определять план улучшения процессов, соберите отзывы сотрудников об их опыте работы, потребностях, проблемах и целях, а затем используйте эту информацию, чтобы обосновать свой выбор плана.

Когда вы будете готовы объявить о развертывании, убедитесь, что все, кого коснутся изменения, ясно понимают необходимость улучшения и процесс внедрения. Об этом можно сообщить через общее собрание, личные встречи, визуальные презентации, технологические руководства и любые другие подходящие каналы связи. Сотрудники должны иметь возможность легко отвечать на вопросы команде внедрения.

Методы работы TWI обучение усовершенствованию дает сотрудникам основные навыки, необходимые для выполнения плана усовершенствования процессов. Если какой-либо член команды выражает сопротивление изменениям, обучение менеджеров, например Трудовые отношения TWI может помочь супервайзерам решать проблемы уважительно и продуктивно.

В: Каковы компоненты плана улучшения процесса?
О: Все планы улучшения процесса будут выглядеть по-разному в зависимости от контекста или организации, но основные компоненты должны включать определение областей для улучшения, анализ отдельных шагов рассматриваемого процесса, построение нового процесса, внедрение нового плана, мониторинг успеха. и подготовка к возможной адаптации процесса по мере необходимости. Что касается поддержки сотрудников, планы улучшения процессов должны учитывать любое обучение сотрудников, повышение квалификации или переквалификацию, реагирование на чрезвычайные ситуации, меры безопасности, сбор отзывов, процедуры найма и адаптации.

В: Как вы находите области для улучшения процесса?
О: Вы поймете, что вашей организации, вероятно, нужны улучшения процессов, если вы обнаружите что-либо из следующего:

• Плохие меры контроля качества
• Частые задержки производства
• Перекрытие полномочий
• Угрозы физической безопасности
• Временный «пластырный» подход к устранению проблем
• Лечение симптома (следствия), а не основной причины
• Отстраненные сотрудники
• Недовольные клиенты
• Узкая маржа прибыли
• Высокая текучесть кадров
• Неадекватная передача знаний новым сотрудникам
• Отсутствие письменных процессов