Прогулка по гемба: смысл, процесс и как реализовать

«Гемба» или «Гэмба» — это японское слово, которое переводится как «настоящее место». Концепция прогулки гемба также иногда упоминается как генти генбуцу, что означает «настоящее место, реальная вещь». Практика ходьбы гемба была разработана Тайичи Оно, отцом производственной системы Toyota, чьи практики породили современные концепции бережливого производства, производство точно в срок и стандартизированная работа.

Прогулка по гемба сама по себе является практикой, когда руководство находит время, чтобы регулярно пройтись по залу, где выполняется «настоящая работа», чтобы они могли проверить и испытать процессы из первых рук, увидеть, как работают отделы, и определить, все ли работает в соответствии с правилами. стандарты.

Что делает прогулку в Гемба уникальной, так это то, что она не совершается наугад, как выборочные проверки, и не предназначена для внезапной проверки. Каждая прогулка в Гембе проводится с целью наблюдения за операциями и взаимодействия с сотрудниками. Фактически, сотрудники, как правило, знают, когда будет проходить гемба-прогулка, и им предлагается обсудить процессы с руководством и поделиться своими собственными операционными идеями.

Прогулка в Гемба идет рука об руку с идеей системы визуальной фабрики — использование знаков, диаграмм, этикеток и других средств визуальной коммуникации для предоставления важной информации в нужное время и в нужном месте. По мере того, как руководство совершает прогулку по Гемба, оно должно легко получать информацию из этих сигналов о состоянии текущих операций. Они могут обсуждать любые текущие проблемы с рабочими в зале, задавать уточняющие вопросы и делать заметки для последующего рассмотрения.

В то время как гемба-прогулка зародилась в производстве и до сих пор широко там используется, эта практика применима для улучшения процессов практически в любой отрасли.

Прежде всего, прогулка в гемба предназначена для того, чтобы разрушить барьеры между высшим руководством и рабочими на полу. Хотя это в основном практика для выявления большей эффективности, она также полезна для формирования чувства цели, командной работы и стремления к успеху среди всех сотрудников.

Прогулка в гемба позволяет менеджерам и лидерам:

• Отвлекитесь от повседневной рутины, чтобы по-новому взглянуть на операции
• Наблюдайте за реальным рабочим процессом вместо того, чтобы полагаться на вторичные или теоретические знания
• Взаимодействуйте с сотрудниками и стройте отношения, основанные на взаимном доверии и уважении
• Опираться на собственные знания о рабочем процессе во всех областях компании
• Выявить и изучить возможности для постоянного улучшения
• Выслушивайте идеи и собирайте отзывы от рабочих на местах
• Пилотные изменения для обработки и измерения улучшений с течением времени

Прогулка в гемба также служит важной цели для сотрудников, поскольку она:

• Дает им возможность встретиться и пообщаться с командой лидеров
• Устанавливает стандарт того, как должен выглядеть оптимальный рабочий процесс
• Привлекает внешний взгляд для выявления неэффективности, опасностей или других проблем, которые могут регулярно упускаться из виду.
• Предоставляет безопасное пространство для открытой и честной обратной связи

Сделать прогулки на гемба регулярной практикой — это ключ к тому, чтобы рабочие процессы были максимально эффективными.

Руководство более осведомлено о рабочем процессе. В работе есть поток и ритм, когда она работает по стандарту. Менеджер, регулярно совершающий прогулки по гемба, сможет распознать ритм стандартизированная работа чтобы знать, если работа и процесс, как они должны быть. Эта связь в режиме реального времени позволяет менеджерам распознавать возникающие проблемы и быстро принимать меры, что может помочь предотвратить простои. Быть более синхронизированным с операциями, когда они происходят, позволяет руководству быть лучше подготовленным к принятию решений, вместо того, чтобы быть в курсе, узнав о том, что что-то пошло не так позже.

Это дает руководству лучшее понимание того, как отделы работают вместе.. Менеджеры и участники проектной группы должны не только иметь представление о взаимодействии сверху вниз — вертикали компании — но также должны понимать горизонтальную природу организации, например то, как продукт движется в процессе разработки и производства. Перспектива как вертикальной, так и горизонтальной природы организации может дать новое представление о том, что не работает хорошо, определить области, в которых нарушается связь, или выявить области, в которых есть проблемы с безопасностью. Эти идеи позволяют руководителям более эффективно внедрять изменения, которые могут улучшить операции, что сделает продукты и услуги лучше для клиентов.

У сотрудников есть пространство, чтобы чувствовать себя вовлеченными и уполномоченными. Прогулки в гемба — это также возможность для руководства пообщаться с сотрудниками и фронт-менеджеры по методу Сократа. Также называется Сократический диалог, этот процесс представляет собой совместную деятельность по поиску ответов на вопросы. Вместо того, чтобы давать рабочим решение или указывать им, что они должны делать, менеджер задает наводящие вопросы, чтобы рабочие могли обработать проблему и найти ответы самостоятельно. Это помогает развивать навыки критического мышления и повышает вероятность того, что сотрудники смогут найти собственные решения, когда возникнут другие проблемы или сбои.

Руководство и передовые работники строят лучшие отношения. Когда менеджеры и руководители выходят на прогулку Gemba, они там, чтобы учиться у рабочих. Отношение к рабочим с уважением и признание их опыта и знаний помогает построить доверие и уважение. Построение лучших отношений с теми, кто действительно выполняет работу, приводит к повышение вовлеченности сотрудников и помогает создавать ценность. Он также открывает каналы для быстрого сообщения целей и задач, а также для выражения обеспокоенности или выявления проблем.

Прогулка в гемба полностью посвящена самому процессу, а не людям, выполняющим работу. Прогулка по Гемба — это не обзор производительности и не возможность внести исправления на месте. Это обусловлено конкретной целью понимания рабочего процесса, а не стратегией «управления путем обхода» (MBWA).

Вот некоторые вещи, которых следует избегать при выполнении прогулки в гемба:

• За исключением явных нарушений техники безопасности или грубой небрежности, не тратьте время на обеспечение соблюдения правил. Возможно, какой-то аспект политики необходимо изменить, и прогулка даст возможность узнать, почему.
• Не упоминайте о вещах, которые приходят на ум, и не предлагайте решения на месте; прогулка — это просто время для наблюдения и сбора данных.
• Не используйте прогулку в гемба как возможность микроуправлять или говорить о вещах, которые вам не нравятся. Вопросы должны касаться уточнения операций или определения того, как можно улучшить процесс, а не того, почему машина не работает или какая-то область не организована.
• Не ругайте сотрудников за ошибки или неэффективность. Вы не хотите создать страх, что будущие прогулки Гемба будут возможностью для карательных действий. Если во время прогулки на гемба работники на передовой сбиваются с пути, значит, вы выбрали неправильный подход.
• Не закрывайте и не игнорируйте обратную связь и вход. Вы находитесь в пути, чтобы собирать информацию прямо из источника, без фильтров. Выражение неудовольствия или резкая реакция на критику может заставить других бояться высказывать критические мысли из-за страха попасть в беду.

 «Иди посмотри, спроси, почему, прояви уважение». — Исполнительный директор Toyota Фудзио Чо

Процесс ходьбы в гемба можно свести к трем важным элементам:

• Заходи и смотри процесс
• Спросите, почему все так, как есть
• Уважайте всех и работу, которую они делают

Пока вы держите эти элементы в уме, вы можете оставаться верным цели прогулки в гемба. Для более подробного понимания того, как выполнять прогулку в гемба, рассмотрим следующие шаги:

1. Выберите тему для прогулки в гемба и составьте план. Каждая прогулка в гемба является целенаправленной, поэтому точное знание того, за какими процессами вы будете наблюдать, и строгое соблюдение этого плана поможет вам сосредоточить все свое внимание и сделать прогулку более эффективной. Одна конкретная прогулка может быть связана с изучением продуктивности, другая может быть связана с отходами, третья — с концентрацией внимания на безопасности и т. д. Подготовьте соответствующие вопросы, чтобы задать их, и составьте структурированный план того, как вы будете ходить по пространству.
2. Подготовьте свою команду. Ваши работники на этаже будут активными участниками прогулки; поскольку вам понадобится их бай-ин, они должны быть готовы к участию. Помогает, если у них есть четкое понимание того, что прогулка в Гемба должна быть регулярным процессом постоянного совершенствования, а не обзором производительности. Сообщите членам команды заранее, как за ними будут наблюдать и когда состоится прогулка.
3. Будьте там, где находится поток создания ценности. Планируя маршрут, вы хотите охватить все области, наиболее важные для вашей цепочки создания стоимости. Обсудите, какие области должны быть приоритетными с вашими руководителями этажей, так как это позволит вам лучше определить области с наибольшим потенциалом потерь или неэффективности.
4. Сосредоточьтесь на процессе, а не на людях. Во время прогулки избегайте побуждения называть конкретных людей или копаться в конкретных ролях и обязанностях. Прогулка в гемба — неподходящее время для оценки работы вашей команды. Если вы заметили проблему с сотрудником, которую необходимо решить, обратитесь к ней позже (за исключением случаев нарушения правил техники безопасности).
5. Записывайте и документируйте свои наблюдения. Вам нужно будет записывать все, что привлекает ваше внимание, или попросить кого-нибудь помочь вам делать подробные заметки. Вы даже можете записывать процессы на смартфон или другое мобильное устройство, чтобы просмотреть их позже.
6. Найдите время, чтобы задать вопросы. Не ограничивайтесь поверхностными наблюдениями, чтобы понять основную причину проблемы или процесса. Задавайте соответствующие вопросы — кто, где, когда, почему и как? Например: Кто должен дать разрешение на завершение процесса? Что должно произойти, чтобы перейти к следующему шагу? Где чаще всего возникают узкие места? и т. д. Один из полезных способов копнуть глубже — это Подход «Пять почему».
7. Не предлагайте перемен во время прогулки. Прогулка в гемба предназначена для сбора информации, поэтому оставьте анализ на потом. Важно спрашивать у работников их идеи и точки зрения на то, что можно улучшить или что вызывает разочарование, но боритесь с желанием высказать свои предложения во время прогулки.
8. Заставьте гемба ходить группами. Важно иметь дополнительную пару глаз во время прогулки, чтобы делать наблюдения. Кроме того, чем разнообразнее отделы команды, тем лучше. Они могут увидеть то, что вы могли не заметить, или задать вопросы, о которых вы, возможно, и не подумали. Прогулка с другими также подчеркивает, что это командный процесс, который требует участия всей компании.
9. Проведите последующую прогулку с сотрудниками после Гембы.. Не оставляйте своих рабочих в темноте после прогулки по гемба. Сядьте вместе с руководством и тщательно проанализируйте ситуацию, а затем пригласите некоторых работников, за которыми вы наблюдали, ответить на уточняющие вопросы или дать дополнительную информацию. Вам понадобится как можно больше точек зрения, чтобы принять наилучшее решение относительно улучшения. Затем поделитесь со всеми своими командами тем, что вы узнали или увидели, какие изменения будут внесены и какие улучшения они принесут. Обязательно отметьте вклад различных команд в обеспечение успеха ходьбы гемба.
10. Регулярно повторяйте прогулку в гемба. Прогулки в гемба — это не разовые мероприятия. Вам нужно будет снова выполнить обход после того, как изменения будут реализованы, чтобы увидеть, достигли ли вы ожидаемых улучшений. Обязательно перемешайте расписание будущих прогулок, так как важно видеть, как различаются процессы в разное время дня или недели или в разных коллективах.

Чтобы ваша прогулка в гемба была целеустремленной и соответствовала задаче, вот несколько советов, о которых следует помнить.

Создайте подробную карту прогулки, чтобы поделиться с другими. Начните с определения темы и цели прогулки, а также точек потока создания ценности, на которых вы остановитесь.

Вы смотрите на производство конкретного продукта?

Идея определить, какие шаги в процессе расточительны или неэффективны?

Хотите увидеть, как разные команды работают вместе или общаются на площадке?

Как только вы узнаете остановки, наметьте четкую структуру прогулки и установите определенный график. Убедитесь, что у всех сторон есть доступ к плану, чтобы они знали, где будет проходить прогулка и в какое время.

Заранее обсудите цель прогулки. Ваши работники должны понимать и верить, что прогулка в Гемба исходит из взаимного уважения и заинтересованности в том, чтобы сделать все быстрее, безопаснее, проще и лучше для всех. Разговор о прогулке до того, как она состоится, поможет всем почувствовать себя более комфортно и открыто для общения. Четко объясните сотрудникам, что вы не ищете «правильных» ответов и не судите их — вы здесь, чтобы наблюдать и требовать честных и полных ответов.

Обеспечьте заинтересованность сотрудников. Получение как можно большего количества информации во время прогулки по гемба повысит ее эффективность. Не забывайте во время прогулки задавать наводящие вопросы и предлагать сотрудникам высказать свое мнение о процессах. Планируя будущие прогулки, попросите совета о процессах, сменах или рабочих зонах, которым может быть полезна прогулка в гемба. Если улучшения процесса должны быть сделаны посредством Инструкция по работе обучения, убедитесь, что ваши работодатели понимают причины изменений и их будущие ожидания.

Отложите время, необходимое для прогулки по гемба. Этот процесс важен. Если вы беспокоитесь о том, что прогулка по гемба займет время в вашем расписании, поймите, что многие из регулярных управленческих действий, которые отнимают так много времени, например, отправка и получение электронных писем или участие в собраниях, можно сократить или исключить, регулярно проводя время. Гемба ходит. Не существует единого правила для определения времени, необходимого для прогулки по гемба, поскольку каждое из них зависит от размера организации, процесса и команды. Это помогает иметь определенную цель, часто связанную с конкретной проблемой, связанной с KPI, для оценки того, сколько времени займет прогулка.

Составьте список стандартных вопросов, которые следует задавать на каждом этапе прогулки. Рассмотрим следующий список общих вопросов:

Позовите кого-нибудь с опытом на прогулку. Если команда лидеров не имеет опыта в гемба-прогулках, важно взять с собой опытного тренера или консультанта, чтобы команда продолжала выполнять задание. Сотрудничество с консультантом, который дать оценку ваших работников и вашего рабочего места может быть полезным способом начать вашу первую прогулку по гемба. После прогулки консультант может дать согласие на реализацию Улучшение Ката для того, чтобы:

1. Понять проблему или направление для улучшения
2. Понимать текущее состояние процессов
3. Установите следующее целевое условие
4. Поэкспериментируйте, чтобы достичь этого целевого состояния (PDCA)

Обратите внимание на визуальные подсказки. В условиях бережливого производства по всей фабрике будут размещены визуальные подсказки, которые подчеркивают конкретные цели, текущие фактические показатели и любые существующие проблемы. Во время прогулки по этим станциям менеджеры должны обращать внимание на эти визуальные доски, чтобы информировать их о том, как должен работать стандартизированный процесс. Ознакомьтесь с ними для будущих прогулок.

Оцифруйте процесс с помощью мобильного приложения Gemba walk. Рассмотрите возможность создания или лицензирования цифрового приложения, чтобы упростить процесс. Приложение Gemba может легко собирать заметки, фотографии, ответы на вопросы, данные о местоположении и многое другое во время прогулки. Подключение к облаку обеспечивает мгновенный доступ руководящей группы к обновленной статистике и аналитическим данным в режиме реального времени, находясь в зале, и значительно упрощает изучение данных и обмен результатами.

Отбросьте любые предположения о том, почему работа выполняется именно так, а не иначе. Вы должны идти на каждую прогулку в гемба с открытой душой. Не думайте, что все делается по стандарту или что стандартный процесс безупречен. Доверяйте процессам такими, какими они должны быть, но убедитесь, что они отвечают следующим четырем основным целям:

• Безопасность — все всегда делается максимально безопасным способом
• Качество — вы постоянно производите качество, которого ожидают клиенты.
• Стоимость — процессы выполняются с наилучшей/минимальной возможной стоимостью.
• Доставка — все выполняется таким образом, чтобы вы могли превзойти ожидания клиентов.

Сколько времени должна длиться прогулка в гемба?

Продолжительность прогулки в гемба будет варьироваться в зависимости от размера операции. Прогулки по гемба могут длиться менее получаса или могут длиться до нескольких часов. Продолжительность во многом зависит от целей прогулки и наблюдаемых процессов. Это также будет зависеть от уровня ответственности менеджера и того, какую часть процесса ему необходимо понимать.

Как часто вам нужно совершать прогулку в гемба?

Частота гемба-прогулок будет варьироваться в зависимости от процессов и руководящей группы, проводящей прогулку. Руководители более низкого уровня, такие как супервайзеры, должны совершать ежедневные прогулки по Гемба для проверки нескольких процессов. Руководители отделов могут совершать еженедельные прогулки по гемба, каждая из которых преследует определенную цель. Президенты или другие руководители высокого уровня могли один раз в месяц совершать обход в гемба по разным отделам.

В чем разница между прогулкой в ​​гемба и стратегией MBWA?

Стратегия «управлять, ходя вокруг» больше связана с присутствием в пространстве неструктурированным и случайным образом или таким образом, который может застать сотрудников врасплох. Прогулки в гемба явно не случайны; они структурированы и целенаправленны. Сотрудники всегда должны заранее знать, когда состоится прогулка гемба и какова ее цель.

Где я могу прочитать больше о прогулке в Гемба?

Если вам нужна более подробная информация, мы рекомендуем прочитать «Гемба Кайдзен: здравый смысл, недорогой подход к управлению», — написал Масааки Имаи, один из главных идейных вдохновителей похода Гемба.