Qu'est-ce qu'un Kata ? Votre guide complet

Kata : un ou plusieurs modèles que l'on pratique pour développer une compétence. 

En japonais, le suffixe « -kata » signifie « une manière de faire quelque chose » lorsqu'il est ajouté à un verbe (une manière de chanter, une manière de parler, etc.). Le terme « kata » est également utilisé dans les arts martiaux, où il fait référence à un modèle ou à un ensemble de mouvements que l'on pratique jusqu'à ce qu'il devienne une seconde nature.

Dans un contexte commercial ou industriel, un kata devient un modèle pour apprendre, pratiquer et mettre en œuvre de nouvelles compétences, méthodes et processus. Les kata sont un élément essentiel de l’amélioration continue, car ils illustrent que les grands changements commencent par des mouvements progressifs à court terme. Un kata aide les travailleurs à pratiquer de nouveaux modèles jusqu'à ce qu'ils deviennent une partie intégrante de chaque journée de travail.

Dans les organisations, grandes et petites, les kata aident à développer :

• Compétences pratiques sur le terrain
• Habitudes d’apprentissage et de formation
• Une riche culture d’amélioration continue à tous les niveaux des opérations

Tout kata a tendance à intégrer Planifier, Faire, Vérifier, Agir (PDCA), l'approche scientifique permettant d'évaluer le besoin de changement et d'agir.

https://www.parkavenuesolutions.com/hs-fs/hubfs/3%20-%20Kata/PDCA-graphic-Deming.png?width=600&name=PDCA-graphic-Deming.png

Un kata typique suit ces étapes :

1. Pratiquez un kata (modèle) de manière cohérente et délibérée pour former une nouvelle habitude
2. Prendre une nouvelle habitude développe de nouvelles compétences
3. La confiance en ses capacités augmente
4. On est capable de reconnaître les opportunités d'amélioration et d'apporter de petits changements en conséquence.
5. Repeat

Les programmes de formation J Suite Within Industry — Job Instruction , Job Methods , Job Safety et Job Relations — sont tous des exemples de kata.

Pour s’enraciner, un kata doit être pratiqué et non montré. Si elle est suffisamment pratiquée, l’habitude qui en résulte ne prend jamais fin.

Les katas peuvent être adaptés à une compétence spécifique que l'on souhaite développer (voir Katas d'amélioration et Katas de coaching ci-dessous). Les modèles de « Toyota Katas » développent la pensée scientifique. La pensée scientifique est au cœur de la philosophie d'amélioration continue de Toyota Corporation.

Les employés de Toyota à tous les niveaux sont formés et encouragés à apporter des améliorations quotidiennes aux processus de travail. Même lorsque des changements sont apportés, ils sont si progressifs que le succès et les performances globales de l’entreprise ne sont pas perturbés. Chaque employé est imprégné d'un esprit d'entreprise et prend des risques calculés à court terme pour améliorer les opérations à long terme.

Le terme Toyota Kata a été inventé en 2009 par Mike Rother, un chercheur en commerce et en gestion qui cherchait à aider les constructeurs américains à comprendre et à reproduire les pratiques de Toyota dans leurs propres entreprises. Chez Toyota, Rother a observé la façon systématique et scientifique de penser et d'agir des travailleurs de première ligne, leurs superviseurs faisant office d'enseignants.

Après avoir étudié les opérations chez Toyota et certains de leurs fournisseurs de premier rang, Rother a développé deux questions de recherche pour l'aider à traduire le style de Toyota dans d'autres entreprises :

Quelles sont les routines et les réflexions managériales inédites qui sous-tendent le succès de Toyota en matière d'amélioration et d'adaptation continues ?
Comment d’autres entreprises peuvent-elles développer des routines et une réflexion similaires dans leurs organisations ?

Rother a ensuite publié *Toyota Kata : Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results* (McGraw-Hill, 2009), accompagné d'un guide pratique destiné aux organisations souhaitant adopter la méthode Toyota Kata. Bien qu'il ne soit pas le premier à avoir identifié ces méthodes au sein du Système de Production Toyota (TPS) , il a été le premier à inciter les autres entreprises à ne pas se contenter de copier Toyota et à développer plutôt leur propre approche.

«S'il en était resté là [première question], rien ne serait arrivé, ou il aurait vendu quelques livres», déclare Oscar Roche, maître formateur chez Toyota Kata et directeur du TWI Institute Australie et Nouvelle-Zélande. « Et ce qui a vendu les livres n’est pas la réponse à la première question, parce que nous savions en quelque sorte quelle était la réponse. C'est la réponse à la deuxième question : c'est ce qui a vendu les livres.

Cependant, le guide de Rother est tout sauf un exposé des secrets du succès de Toyota. Les lecteurs ne trouveront pas de réponses aux problèmes de leur organisation s’ils n’y mettent pas leur propre travail.

« Les gens pensent que la réponse à la deuxième question existe chez Toyota. Ce n'est pas le cas », explique Roche. « La réponse à la première question réside dans ce qui existe au sein de Toyota. La deuxième question n'existe pas chez Toyota, car elle n'est pas nécessaire. En d’autres termes, Toyota a déjà sa réponse – et la réponse à ses défis uniques ne l’aidera pas à relever les défis tout aussi uniques d’une autre entreprise.

Vidéo associée : Mike Rother parle de son expérience d’observation et d’apprentissage auprès de Toyota Kata. Regardez-la maintenant.

Roche affirme qu'une raison courante pour laquelle les kata ne « collent » pas est que les entreprises manquent de patience pour développer leurs propres solutions à leurs problèmes. Les équipes de direction et de gestion peuvent également avoir des attentes de réussite à court terme, que les kata ne contribueront probablement pas à atteindre. Bien qu’elle ne soit pas une initiative coûteuse, une pratique efficace des kata nécessite un investissement de temps important.

« Ce n'est pas une vision sur un an ; vous devrez pratiquer cela pendant un certain temps pour lui permettre de s'intégrer », explique Roche. « Ce n'est pas une méthode, c'est un modèle de pratique. Le mot « pratique » implique que nous devrons le faire plus d’une fois. Il faut donc un engagement de plus d’un mois ou deux.

Les modèles peuvent être divisés en deux catégories : les Katas d’amélioration et les Katas de coaching.

La définition d'un Kata d'amélioration peut sembler un peu métaphysique : un Kata d'amélioration est une routine d'amélioration que l'on pratique jusqu'à ce qu'on développe la compétence d'amélioration.

«C'est un point de départ pour comprendre», explique Steve Medland, coach et formateur au TWI Institute. Il donne des exemples d'autres compétences que l'on pourrait développer de la même manière : dactylographie, guitare, piano. La répétition de l’un de ces éléments finira par en faire une compétence. « Une fois que les gens le font assez longtemps, ils en font en quelque sorte leur méthode s’ils continuent à le faire de cette façon. Mais [l’amélioration] commence comme un modèle.

Roche est d'accord. "Si vous pratiquez suffisamment [l'amélioration], vous développerez une façon systématique et scientifique d'y penser."

Lorsqu'il est décomposé en étapes, un Kata d'amélioration suit une approche en quatre phases pour résoudre les problèmes :

1. Comprendre où vous voulez être et pourquoi
2. Étudiez et documentez où vous vous trouvez actuellement
3. Établissez une série de conditions progressives pour vous servir de guide.
4. Expérimentez pour supprimer les obstacles en cours de route qui vous empêchent d’atteindre chaque condition incrémentielle.

Si l’on suit ce modèle de Kata d’amélioration pour relever chaque défi, on commencera à développer la compétence de la pensée scientifique, quel que soit le contexte.

Tout comme le Kata d'amélioration, le Coaching Kata est une routine dans laquelle le coach guide l'apprenant jusqu'à ce qu'il développe la capacité de réflexion scientifique. Le « coaching » en question aide l'apprenant à réfléchir de manière scientifique aux problèmes et aux processus qui doivent être améliorés. Le Coaching Kata aide les coachs à apprendre à évaluer la façon dont l'apprenant pense et à évaluer ses progrès.

Toute personne occupant un poste de direction, une fois maîtrisée le Kata d’amélioration, peut bénéficier de la pratique du Kata de coaching, qu’il s’agisse de managers de niveau supérieur ou de superviseurs de première ligne. Alors qu'il coache un apprenant dans l'amélioration d'un processus, le Kata Coach pose à l'apprenant une série de questions :

• Quelle est la condition cible ?
• Quelle est la situation actuelle actuellement ?

Réfléchissez pendant que vous expérimentez la condition cible :

• Qu’avez-vous prévu comme dernière étape ?
• Qu'est-ce que vous attendiez?
• Que s'est-il réellement passé?
• Qu'as-tu appris?
• Quels obstacles vous empêchent d’atteindre la condition cible ? À laquelle vous adressez-vous maintenant ?
• Quelle est votre prochaine étape? Que prédisez-vous ?
• Quand pourrons-nous aller voir ce que nous avons appris en franchissant cette étape ?

Un Kata de Coaching n’est pas une instruction unique ; s'il est pratiqué correctement, cela deviendra une routine, un dialogue continu entre le coach et l'apprenant. Tout comme dans le sport ou la danse, un coach Kata continue de corriger les apprenants à mesure qu'ils pratiquent leurs nouveaux modèles. Lorsqu'ils sont pratiqués en tandem par des superviseurs et des travailleurs, les kata d'amélioration et les kata de coaching établissent une culture commune de réflexion, de travail, de communication et de résolution de problèmes.

Une pratique réussie des modèles Toyota Kata nécessite une approche proactive et adaptative. Trop souvent, les Kata sont présentés en réaction à un problème dans l'espoir qu'il s'agisse d'une solution rapide. Kata n’est pas une solution de fortune.

« C'est pourquoi nous évitons d'appeler [un kata] un « projet » parce qu'il a un point de départ – mais si vous faites [un kata] correctement, il n'y a pas de point final », explique Medland.

Pour une adoption efficace de la méthode Kata, un coach et un apprenant peuvent se rencontrer trois ou quatre jours de suite, à la même heure chaque semaine, jusqu'à ce que cela devienne une habitude. De la même manière qu'un employé prend sa pause déjeuner à 12h30 tous les jours, une séance de coaching Kata s'intègre progressivement à la routine de travail. Les activités menées relèvent des catégories Kata d'amélioration et Kata de coaching. Elles peuvent inclure l'accompagnement de l'apprenant par le coach Kata dans le développement d'un nouveau processus ou l'amélioration d'un processus existant , la sécurisation d'un processus actuel ou encore la mise au point d'une solution de communication avec un collègue ou un responsable.

Ce type de kata peut être divisé en deux phases :

Phase de planification des Katas

1. Le Kata Coach planifie le cycle de coaching
2. L'apprenant, avec du soutien, passe par les étapes 1 à 3 du Kata d'amélioration:

• Comprendre l'objectif
• Reconnaître l'état actuel
• Établir la condition cible

Phase d'exécution du Kata

• L'apprenant effectue de petites expériences rapides en utilisant le cycle PDCA pour atteindre la condition cible.
• Le Kata Coach exécute des cycles de coaching avec l'apprenant, soutenant et guidant la réflexion scientifique de l'apprenant.

Au fur et à mesure que l’apprenant termine chaque cycle PDCA tout en apportant une série d’améliorations rapides et progressives, il progresse progressivement vers sa condition cible.

Si ces processus PDCA ne semblent pas produire de résultats positifs globaux, il est probable que l'approche s'attaque aux symptômes plutôt qu'à la cause profonde du problème. Un kata ne devrait jamais ressembler à ceci :

• Un focus sur des outils et des méthodes spécifiques
• Formation exclusive pour une poignée d’employés
• La chasse aux déchets
• Des cycles d’apprentissage trop longs qui sont interrompus par les changements budgétaires, le turnover du personnel, etc.
• Dépannage

Pratiquée par des organisations du monde entier, la méthode Lean est un état d'esprit organisationnel qui unifie la réflexion et encourage tous les employés à adopter des comportements répétitifs comme la méthode PDCA (Planifier-Développer-Contrôler-Agir). Le Lean est sans doute l'approche la plus connue pour l'amélioration continue dans le secteur manufacturier et comprend souvent diverses combinaisons de formation en milieu industriel (TWI) , de travail standardisé et d'outils de type kata.

En tant que composante du Lean, les kata aident les travailleurs à développer une pensée scientifique qui permet une résolution continue de problèmes et une amélioration continue, quel que soit le problème ou l'opportunité. Kata renforce les cadres d'amélioration continue tels que Lean, Six Sigma et Training Within Industry en les ancrant dans un modèle de pensée plutôt que dans une suite de solutions.

Programmes Toyota Kata disponibles

Les kata ne sont rien sans pratique et répétition, leur succès dépend donc des actions des coachs et des apprenants. Cependant, si une organisation et ses collaborateurs ne sont pas familiers avec le concept ou la philosophie du Kata, un formateur certifié peut présenter les modèles et faciliter la pratique réussie du Kata d'amélioration et de coaching.

Une erreur courante que commettent les organisations est de supposer que l’amélioration continue peut être un événement ponctuel. Les entreprises présenteront à leurs employés des initiatives d'amélioration continue lors d'événements uniques ou « blitz », au cours desquels ils réaliseront des exercices et des simulations pour changer les processus. Cependant, une fois l’événement passé, trop d’entreprises ne parviennent pas à maintenir l’amélioration. Ainsi, les changements qui en résultent sont oubliés ou jugés inefficaces jusqu'à ce que la direction planifie un autre événement d'amélioration.

« Ils appellent cela « l'amélioration continue » », explique Medland. "Mais c'est ce que j'appelle une 'amélioration occasionnelle'".

À l'Institut TWI, nous privilégions une approche active et itérative de la formation à l'amélioration continue. Nos programmes Kata d'initiation , de base et de management sont conçus pour immerger les apprenants et les coachs dans des simulations réalistes qui démontrent les avantages concrets des katas pour une organisation. Surtout, nos formateurs enseignent aux managers comment instaurer durablement une démarche scientifique d'amélioration.

Pour en savoir plus sur l'adoption des katas au sein de votre organisation, entamez une conversation avec le TWI Institute dès aujourd'hui.