Trabajo estandarizado: qué es y cuándo aplicarlo

Resumido en su definición más simple, el trabajo estandarizado (SW) describe el proceso de documentar los pasos de un proceso de trabajo, asignar roles y determinar la secuencia ideal de esos pasos con el objetivo de establecer y mantener la coherencia. Una piedra angular de Lean manufacturing (así como todos los demás programas de mejora continua), el trabajo estandarizado crea estabilidad, reduce el desperdicio, aumenta el tiempo de actividad y la eficiencia y puede resultar en una mayor satisfacción laboral entre los trabajadores y supervisores.

Para el contexto, Lean es un enfoque de gestión (frecuentemente en manufactura y atención médica) que busca eliminar todos los posibles desperdicios en un proceso. Estos residuos pueden incluir materiales desperdiciados o no utilizados, time, talento, espacio y cualquier otra cosa que no aporte valor al cliente. Dado que parte del logro operaciones ajustadas significa eliminar componentes innecesarios de todos los procesos, el trabajo estandarizado es un elemento crucial para lograr ese objetivo.

Antes de continuar, necesitamos definir algunos términos clave y las distinciones importantes entre ellos.

En lugar de adoptar un enfoque subjetivo o sesgado para mejorar, el método de trabajo estandarizado sirve para distinguir entre estatus normal y anormal al juzgar la calidad.

Los métodos de trabajo estándar se pueden aplicar a:

• Procedimientos de operación
• lugares de trabajo
• Maquinaria o tecnología utilizada
• Secuenciación de producción
• Medidas de seguridad
• controles de calidad
• Comunicaciones trabajador-supervisor
• Capacitación e incorporación
• Interacciones de servicio al cliente
• Y mucho más

El trabajo estandarizado aborda tres elementos principales en un proceso de trabajo:

• Tacto de tiempo: tiempo tactico es la cantidad de tiempo en el que se debe completar un producto o servicio para cumplir con el plazo de entrega a tiempo del cliente. A diferencia del tiempo de entrega (el período de tiempo completo entre la realización del pedido y su cumplimiento), se refiere únicamente al tiempo durante el cual un equipo está trabajando activamente para crear valor para el cliente. El tiempo takt se puede calcular dividiendo el tiempo de producción disponible por la cantidad de unidades necesarias.

• Secuencia de trabajo: El orden preciso de los pasos que deben realizarse dentro del takt time. La secuencia de trabajo se puede documentar utilizando un cuadro de trabajo estándar:
• Inventario estándar o en proceso: Esta es la cantidad mínima de materias primas o piezas necesarias para satisfacer las demandas de producción. El inventario adicional es un tipo de desperdicio en la fabricación ajustada, por lo que SW ayuda a erradicarlo.

Los beneficios de estandarizar los procesos de trabajo son muchos y variados, y cada organización experimentará sus propios resultados positivos únicos. En general, el trabajo estandarizado ofrece los siguientes beneficios:

Eficiencia incrementada

• Aumenta la productividad de los trabajadores
• Proporciona estructura
• Ahorra tiempo:
• Hace que los residuos sean más visibles
• Reduce los residuos
• Establece previsibilidad
• Hace coincidir la producción con la demanda del cliente
• Hace que los problemas sean más fáciles de identificar
• Permite a los trabajadores identificar más áreas de mejora
• Simplifica el proceso de incorporación de empleados
• Aplana la curva de aprendizaje
• Permite a los supervisores concentrarse en prioridades más altas

Medidas de seguridad mejoradas

• Garantiza que se sigan las mejores prácticas
• Mitiga el agotamiento de los trabajadores
• Reduce el estrés laboral
• Establece protocolos de seguridad consistentes

Mejor comunicación

• Hace que el conocimiento del lugar de trabajo sea accesible para todos
• Apoya la propiedad y el compromiso de los empleados
• Permite la resolución de problemas en todos los niveles.
• Brinda a los trabajadores herramientas para resolver problemas.
• Aumenta la satisfacción y la moral de los empleados.

Finanzas mejoradas

• Aumenta el tiempo de actividad y los ingresos
• Reduce los costos operativos
• Ayuda con la planificación del presupuesto.
• Aumenta la calidad del producto y la satisfacción del cliente.

Por diseño, todas las partes relacionadas con una organización se benefician del trabajo estandarizado, desde el director ejecutivo hasta el líder de primera línea al consumidor Más específicamente:

Empleados

Los operadores y otros trabajadores que siguen los procedimientos de trabajo estándar experimentan una mayor satisfacción laboral y una menor tasa de agotamiento, ya que existe una probabilidad mucho menor de cometer errores o experimentar falta de comunicación con sus compañeros de trabajo o supervisores. El trabajo estandarizado también puede capacitar a los empleados para identificar áreas de mejora, lo que puede resultar en un sentido de propiedad y competencia dentro de su profesión.

Supervisores y Gerentes

Ya sea que supervisen una planta, un departamento o trabajadores de primera línea, los supervisores que ayudan a implementar procesos de trabajo estandarizados descubren que la comunicación se vuelve más fácil y la incorporación se vuelve menos complicada. Cuando los trabajadores saben exactamente qué hacer durante su turno, los supervisores pueden encontrar más tiempo para abordar cuestiones de mayor prioridad que ayudarán a la organización en su conjunto.

Ejecutivos

Si las operaciones dentro de una organización se simplifican, puede ayudar a reducir el desperdicio, aumentar la producción y liberar recursos presupuestarios para asignarlos a otros lugares. La productividad mejorada es una buena noticia para los ejecutivos, al igual que una mejor comunicación entre los trabajadores y mejores medidas de seguridad.

Clientes

Cuando las organizaciones cuentan con estándares para abordar la producción, la calidad, el servicio al cliente, el cumplimiento de pedidos y la comunicación entre departamentos, los clientes casi siempre tienen garantizados productos de alta calidad, un servicio al cliente eficiente y efectivo y tiempos de espera reducidos. Cuando una organización puede cumplir (o superar) las expectativas del cliente, aumenta la lealtad y la satisfacción del cliente.

El trabajo estandarizado también puede ser una respuesta a problemas sistémicos con los que las organizaciones han luchado en el pasado, entre ellos:

• Fracaso en mantener los resultados de estrategias de mejora pasadas.
• Problemas para mantener o capacitar a nuevos empleados.
• Incapacidad para garantizar o trabajar dentro de plazos consistentes
• Incapacidad para mantenerse al día con la demanda O sobreproducción cuando la demanda cae

Una vez que un departamento comienza a cosechar los beneficios del SW, es probable que otros departamentos lo noten. El éxito de un equipo puede influir en otros equipos para que actualicen o optimicen algunos de sus propios procesos, y así sucesivamente hasta que SW (o al menos, la mentalidad) se extienda por toda la organización. Esto contribuye a un impulso y una cultura de mejora continua en toda la empresa.

Implementando un nuevo plan de mejora de procesos Puede resultar abrumador, pero ayuda a mantener un “mentalidad kata”, es decir, reconocer que los pequeños cambios se suman a grandes cambios con el tiempo. Si una iniciativa de mejora continua en toda la organización parece desalentadora, comience aplicando SW a solo un proceso o un departamento. Probar, analizar e iterar según sea necesario antes de pasar a otros procesos o al resto de la organización.

El trabajo estandarizado no pretende ser un conjunto rígido de procedimientos operativos estándar. Si bien los estándares laborales se establecen para simplificar y definir procesos para que todos en el espectro laboral conozcan sus responsabilidades, los programas de capacitación y entrenamiento en Trabajo Estandarizado adecuados dejan espacio para la mejora continua. Es útil pensar en los procedimientos de trabajo estandarizados como las mejores prácticas más actuales, en lugar de reglas grabadas en piedra.

Uno de los principales beneficios de SW es ​​la capacidad de captar conocimientos de los empleados salientes. Con demasiada frecuencia, los conocimientos especializados o específicos de un puesto se van con los empleados que se jubilan o con otros empleados que se van, y desaparecen antes de que puedan transmitirse a sus sustitutos. El trabajo estandarizado captura este conocimiento, lo modifica y lo optimiza, y garantiza que la organización continúe operando al ritmo (o más rápido).

El trabajo estandarizado como metodología fue desarrollado por Sr. Isao Kato para Toyota Motor Corporation como parte de su compromiso de décadas para mejorar la producción en las instalaciones de la compañía, tanto en Japón como en el extranjero. Kato basó su marco de estandarización en la antigua filosofía del kaizen (literalmente, “pequeño cambio”). Kaizen enfatiza que los grandes problemas pueden resolverse abordándolos en una escala mucho más pequeña y realizando cambios incrementales durante un período de tiempo. Los estándares laborales actúan como puntos de anclaje para miles de pequeños problemas que, si se abordan utilizando el principio kaizen, pueden generar cambios positivos en toda una organización.

Como dice el Dr. Robert Maurer, autor de El espíritu de Kaizen, “la estandarización permite a todos buscar formas incrementales de realizar mejoras, incluso cuando se formaliza el proceso”. En cierto modo, podemos considerar el trabajo estandarizado como “creatividad estructurada”, ya que deja espacio para que los trabajadores identifiquen áreas de mejora y brinda a los supervisores las herramientas para adaptar estrategias para adaptarse a múltiples aplicaciones.

Cualquier elemento de trabajo que ocurra más de una vez y siga un proceso regular se puede estandarizar.

Ejemplos claros incluyen operaciones de máquinas o equipos, procedimientos de limpieza, medidas de seguridad y protocolos de empaque; ejemplos menos obvios pueden incluir guiones de servicio al cliente, procesos de diseño y marcos de enseñanza (o capacitación). Si los supervisores o ejecutivos se preguntan si un proceso debe estandarizarse, pueden preguntarse a sí mismos oa sus empleados qué pasos, si es que hay alguno, en un proceso podrían beneficiarse de una mayor consistencia. Hay muchas posibilidades de que se identifiquen rápidamente las oportunidades de estandarización.

Al estandarizar el trabajo, es necesario definir claramente el contenido, la secuencia, el tiempo y los resultados deseados del trabajo. Si bien puede ser simple imaginar este proceso en un contexto de fabricación, por ejemplo, usemos un ejemplo un poco menos intuitivo: una barbería. Pero, ¿cómo se puede estandarizar un corte de pelo?

Cada barbería o salón de belleza tiene un proceso para reservar citas, lavar y preparar el cabello de los clientes, limpiar herramientas y estaciones, evaluar las necesidades de los clientes, completar transacciones y comunicar instrucciones de cuidado posterior. Si bien los cortes de cabello individuales y las solicitudes de los clientes varían mucho, la estandarización de los procedimientos básicos involucrados puede promover la eficiencia, la comunicación clara, la limpieza y la satisfacción general del cliente con el resultado.

Incluso con un contenido tan variable como un corte de cabello, las organizaciones pueden promediar la cantidad de tiempo que lleva completar un proceso completo y, por lo tanto, pueden establecer un programa diario efectivo e incluso predecir los ingresos para un período de tiempo determinado.

Por supuesto, cualquier tarea que requiera que los empleados usen su discreción individual o que no tenga un proceso consistente no puede estandarizarse. Sin embargo, el marco en torno a estas variaciones se puede estandarizar, incluso el proceso que utiliza un artista para prepararse puede seguir un patrón establecido de conceptualización, bocetos y recopilación de materiales. Y todos los artistas, ya sea que estén pintando un cuadro, escribiendo una novela o tocando jazz, emplean patrones y habilidades básicos que han aprendido y practicado incluso mientras crean su contribución artística única.

Se necesita tiempo para identificar la mejor manera de estandarizar los procedimientos, por lo que los procesos completamente nuevos a menudo representan un desafío. Un excelente (y oportuno) ejemplo de esto es la campaña de vacunación masiva contra el COVID-19 que comenzó en EE. UU. en diciembre de 2020. La infraestructura de salud de nuestro país nunca había experimentado una campaña a una escala tan masiva, por lo que era necesario establecer un procedimiento estándar en para vacunar a la mayor cantidad de personas en el menor tiempo posible. Cuando la población en general fue elegible para la vacuna, apenas cuatro meses después, la mayoría de los más de 316 millones de beneficiarios del país experimentaron un procedimiento ordenado, eficiente y rápido. El registro de pacientes, el registro, la administración de vacunas, los tiempos de espera y los procedimientos de reserva de seguimiento se estandarizaron, de modo que las personas desde San Diego hasta Boston compartieron experiencias muy similares. Este fue un ejemplo inusual pero crucial de una estandarización rápida que funcionó.

Cada organización, grande o pequeña, tiene un procedimiento estandarizado para algo. Sin embargo, para que este procedimiento estándar funcione, debe usarse de manera consistente. Si un estándar no parece funcionar para una aplicación en particular, es probable que tenga más que ver con el proceso de implementación que con la idoneidad de la aplicación para la estandarización. Un capacitador certificado puede ayudar a identificar los cambios necesarios, ya sea que eso signifique una mejor capacitación o pequeños ajustes al estándar.

Cuando una organización identifica la necesidad de procesos de trabajo estandarizados, puede ser útil contar con el aporte objetivo de instructores externos. Si bien es posible que estos instructores no sean expertos en los campos específicos de sus trabajadores, podrán detectar el desperdicio excesivo (de tiempo, energía, materiales, etc.) y abordar áreas que se beneficiarían de la estandarización.

Los principios de trabajo estandarizados a menudo se pueden aplicar siguiendo este proceso:

1. Observe y recopile datos sobre sus operaciones actuales y analice su producción actual, interacciones internas, costos e ingresos, etc.
2. Tome nota de las variaciones y problemas en sus procesos o la calidad del producto.
3. Encuentre la forma más eficiente de ejecutar sus operaciones; esto se puede identificar y desarrollar con la ayuda de un capacitador certificado.
4. ¡Documenta todo a lo largo del camino!
5. Mejore sus programas de capacitación e incorporación para asegurar estándares y romper los silos de conocimiento.
6. Continúe mejorando los estándares que desarrolla.

Durante el proceso de instrucción e implementación, los capacitadores sugerirán utilizar la declaración de misión de su organización como piedra de toque conceptual. La cultura de una empresa debe estar totalmente alineada con el desarrollo de su gente, sin importar su posición, y debe apoyar la mejora continua.

Un ejemplo de esto es el El lema de Toyota Motor Corporation: “Hacer cosas es hacer personas.” Como crisol de los métodos de trabajo estandarizados modernos, Toyota mantiene su misión fomentando una cultura de mejora continua en toda la empresa. Siempre que los trabajadores y supervisores entiendan cómo la estandarización puede apoyar y promover la misión más amplia de la organización (y viceversa), verán el valor de la capacitación laboral estandarizada.

Aunque la mayoría de las personas dentro de una organización pueden ver el beneficio del trabajo estandarizado, no es inusual que algunos miembros expresen resistencia. Algunos trabajadores, especialmente aquellos que han estado haciendo su trabajo durante muchos años, no ven el valor de la estandarización cuando han tenido un éxito perfecto haciendo las cosas a su manera. Los supervisores también pueden estar en desacuerdo con que los instructores externos les digan cómo administrar sus propios departamentos.

Aquí es donde entra en juego la parte de Relaciones Laborales (JR) de un curso SW. La instrucción JR, un componente de la integración TWI, enseña a los supervisores cómo manejar los problemas, permite interacciones positivas entre los compañeros de trabajo y la gerencia y enfatiza el trabajo en equipo como la base para el éxito en el lugar de trabajo. Una vez que comprendan los resultados de una mejor comunicación y colaboración, muchos de los que se resisten al cambio en el lugar de trabajo estarán de acuerdo en que la estandarización mejorará y no socavará su eficacia.

Independientemente de la industria a la que se dirijan, los capacitadores de trabajo estandarizados efectivos saben que deben mantener una mente abierta en el aula y enfatizarán que su aporte está destinado a ayudar a los expertos en la materia de su organización a realizar su trabajo con menos desafíos. En lugar de convertir a las personas en máquinas, o reemplazarlas con automatización, la capacitación laboral estandarizada tiene como objetivo hacer que la relación de los trabajadores con su trabajo sea más significativa, exitosa y satisfactoria.

Para obtener más información sobre cómo un curso de trabajo estandarizado puede ayudar a sacar lo mejor de su gente, inicie una conversación con el Instituto TWI.

¿Cuál es un ejemplo de trabajo estandarizado?

Un servicio de comida rápida es un ejemplo de trabajo estandarizado en la vida cotidiana. Los operadores de drive-through tienen un proceso claramente definido para tomar y comunicar pedidos, preparar comidas, calcular y procesar pagos y entregar el pedido al cliente. Cada paso del proceso está diseñado para cumplir con los pedidos de la manera más eficiente posible, hasta las palabras exactas pronunciadas por los operadores.

¿Cuál es la diferencia entre trabajo estándar y trabajo estandarizado?

El trabajo estándar se refiere a una tarea o trabajo específico para el cual se han identificado el contenido, la secuencia, el momento y el resultado ideales, es decir, se ha convertido en un estándar de trabajo. El trabajo estandarizado es el proceso mediante el cual se identifican, enseñan, siguen y hacen cumplir estos estándares.

¿Por qué es importante la estandarización en el trabajo?

Al estandarizar los pasos y la secuencia de un proceso de trabajo, las organizaciones pueden aumentar la eficiencia, mejorar la comunicación, crear un entorno de trabajo más seguro y ahorrar dinero al reducir los costos operativos y eliminar los productos defectuosos.

¿Cómo se relaciona el trabajo estandarizado con Lean?

El trabajo estandarizado es un componente clave de la manufactura ajustada, una filosofía de gestión que busca eliminar todos los posibles desperdicios que no agregan valor en un proceso. Dado que SW busca eliminar pasos innecesarios de los procesos de trabajo, esencialmente constituye la base de Lean.