Cómo crear un plan de mejora de procesos [con ejemplos]

En los negocios, un plan de mejora de procesos se refiere a la tarea de identificar y analizar los procesos de trabajo para hacerlos menos derrochadores, más eficientes y garantizar que todos los recursos se utilicen a su máximo potencial. Quizás lo más importante es que un plan de mejora de procesos debe abordar cómo maximizar los talentos de su fuerza laboral existente para garantizar que todos se sientan adecuadamente utilizados, desafiados y apoyados en sus funciones.

Existen numerosas metodologías que rigen la mejora de procesos en el lugar de trabajo, la mayoría de las cuales pueden utilizarse de forma independiente o en combinación con otras. Algunos de los marcos de mejora más conocidos incluyen Training Within Industry (TWI), Six Sigma y Lean Operations.

Los planes de mejora de procesos incluyen cualquier decisión, grande o pequeña, que se tome con el fin de optimizar las operaciones en el lugar de trabajo. Estas decisiones pueden referirse al entorno físico, como la reorganización de los espacios de trabajo para facilitar una mejor comunicación; o a problemas sistémicos de mayor envergadura, como las altas tasas de rotación de personal que requieren una revisión completa del sistema de apoyo a los empleados. Cualquier cambio debe estar fundamentado en el plan estratégico o la misión de la empresa.

El plan para abordar cualquiera de estos problemas se presenta generalmente en un documento que identifica claramente los pasos necesarios para comenzar a implementar mejoras. Todas las personas involucradas en las mejoras deben tener acceso a este documento en un formato comprensible, ya sea mediante elementos visuales (como infografías o diagramas), un manual escrito o videos de capacitación. Presentar esta información en múltiples formatos puede empoderar a todos los empleados para proponer o realizar pequeños cambios que, con el tiempo, se traducen en grandes cambios .

Los planes de mejora de procesos tienen una variedad de beneficios generales (flujos de trabajo más eficientes, mayor productividad), pero ayudan a identificar puntos débiles específicos para crear el plan más eficaz y así experimentar mejoras específicas.

Las empresas que probablemente necesiten un plan de mejora de procesos pueden estar experimentando cualquiera de los siguientes:

• Malas medidas de control de calidad.
• Frecuentes retrasos en la producción.
• Una superposición de autoridad
• Peligros para la seguridad física
• Un enfoque temporal de “curita” para solucionar problemas
• Tratar el síntoma en lugar del causa principal
• Empleados desconectados
• Clientes insatisfechos
• Márgenes de beneficio ajustados
• Alta rotación de empleados
• Transferencia de conocimientos inadecuada a los empleados entrantes.
• Falta de procesos escritos.

Una vez que una empresa que experimenta cualquiera de estos síntomas identifica la causa raíz e implementa un plan de mejora continua, los beneficios comienzan a acumularse:

• Más alto compromiso de los empleados
• Mejor comunicación en el lugar de trabajo
• Menor rotación
• Mejora de la calidad del producto
• Tiempos de entrega más cortos
• Mayores ingresos
• Menos gasto
• Bajar por encima
• Mayor eficiencia y mayor productividad
• Mayor cumplimiento normativo
• Mayor satisfacción del cliente
• Agilidad del mercado
• Menos incidentes de seguridad en el lugar de trabajo
• Modernización de plantas
• Cultura de innovación

Uno de los parámetros más importantes —si no el más importante— para implementar un plan de mejora de procesos es que no debe diseñarse ni aplicarse a un solo proceso.

Por ejemplo, quizás un departamento esté experimentando una falla en la comunicación entre los gerentes y los empleados de primera línea. El plan de mejora debe diseñarse de manera que pueda transferirse a otros escenarios en otros departamentos, no sólo para abordar este problema específico en un contexto específico. Metodologías como TWI y el trabajo estandarizado están diseñadas para implementarse en cualquier escenario de una organización; considérelas más como un modelo para cambiar su forma de pensar, en lugar de pasos discretos en un procedimiento rígido.

También debe comprender que algunos planes de mejora tardan meses o años en generar cambios mensurables, especialmente cuando se trata de KPI a gran escala, como ingresos o retención de empleados. Si se están realizando cambios en múltiples áreas del negocio, como procesos de producción, prácticas de contratación, capacitación, políticas, tecnología y más, puede ser necesario un período prolongado de experimentación y ajuste para comenzar a ver mejoras mensurables y sostenibles.

Independientemente del tipo de plan de mejora de procesos que implemente, asegúrese de documentar cada paso. Una documentación adecuada del proceso ayudará a sus equipos a identificar qué funciona y qué necesita ajustarse para lograr un éxito óptimo, además de indicar qué tan bien se alinea el plan con la estrategia comercial general de su organización.

El siguiente es un ejemplo de los pasos que una organización podría seguir para comenzar a implementar un plan de mejora de procesos:

1. Definir e identificar los trabajos, tareas o procesos específicos a los que se dirige el plan, así como los objetivos finales.
2. Revisar los Estándares de Trabajo actuales y analizar los procesos actuales. dividiéndolos en sus pasos más fundamentales, identificando los puntos débiles y señalando los obstáculos o las causas de las ineficiencias.
3. Rediseñar y reconstruir los pasos para eliminar ineficiencias y puntos débiles, utilizando los aportes de los miembros del equipo para informar el mejor enfoque.
4. Implementar el nuevo proceso en las operaciones diarias.
5. Monitorear la eficacia del nuevo proceso estableciendo un cronograma y KPI específicos a medir.
6. Prepárate para experimentar con diferentes enfoques a lo largo del tiempo y actualizar los pasos del proceso según sea necesario para maximizar la eficiencia.

Es fundamental comunicar la necesidad del cambio de proceso, así como el hecho de que se esté llevando a cabo, a todas las personas que puedan verse afectadas. Es importante recalcar que, idealmente, los cambios deben realizarse con ellos, no sobre ellos. Esto sienta las bases para involucrar a los empleados en el proceso de mejora, de modo que sus ideas se consideren y se utilicen, lo que fomenta y respalda su aceptación del nuevo método o proceso mejorado.

Tenga en cuenta cómo los cambios afectan a otros procesos o departamentos, como estructuras de informes, canales de comunicación, procedimientos de emergencia, mantenimiento, turnos de empleados, etc.

Por supuesto, el éxito de cualquier proceso nuevo depende de la capacidad de los miembros del equipo para seguirlo y ejecutarlo. Esto significa que es posible que los siguientes pasos también deban ser parte del plan general:

• Diseño e implementación programas de entrenamiento en equipo
• Empleado de oferta Oportunidades de mejora y reciclaje
• El cobro comentarios de los empleados
• Actualización de procesos de incorporación

Una vez que el nuevo proceso haya dado como resultado un éxito cuantificable (o incluso antes), trabaje para estandarizar los pasos de manera que sea más fácil lograr los mismos resultados independientemente de quién realice el trabajo.

Finalmente, es natural que algunos miembros del equipo se resistan a los cambios, sobre todo si llevan mucho tiempo acostumbrados a una misma forma de trabajar. Además de comunicar eficazmente la necesidad de cambio, los equipos encargados de implementar el plan de mejora deben establecer cómo abordarán las inquietudes y objeciones de los empleados, teniendo en cuenta todas sus opiniones y siendo sensibles a cómo reaccionan los diferentes miembros del equipo ante el cambio.

Recuerda que el plan ideal de mejora de procesos no tiene fin; más bien, está concebido como un impulso continuo hacia la mejora que se integra en la cultura general de la empresa.

Como se mencionó anteriormente en este artículo, existen varias metodologías formales de mejora que se han implementado con éxito en organizaciones de todo el mundo durante la mayor parte de un siglo.

"Lean"
Quizás el tipo más conocido Del plan de mejora de procesos, especialmente en la fabricación, lean es un enfoque de trabajo que busca eliminar la mayor cantidad de desperdicio posible en todos los procesos, maximizando así la eficiencia y reduciendo costos. En una operación eficiente, todos los cambios se realizan para ofrecer el mayor valor al cliente.

Six Sigma
Este método de control de calidad fue desarrollado por el ingeniero de Motorola, Bill Smith, con el objetivo de producir un trabajo 99.99966% libre de defectos. La certificación Six Sigma es una calificación muy valorada en todas las industrias, con niveles de experiencia indicados por los colores del cinturón, similar a las artes marciales. En su forma más fundamental, Six Sigma describe cinco pasos esenciales para mejorar los procesos: definir, medir, analizar, mejorar y controlar (DMAIC).

Lean Seis Sigma
Como su nombre lo indica, este método es una combinación de lean y Six Sigma, donde los miembros del equipo mejoran los procesos a través del enfoque DMAIC y al mismo tiempo reducen el desperdicio.

Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA)
PDCA Es un ciclo continuo de gestión del cambio que sigue el método científico de “hipótesis-experimento-evaluación”, como lo ilustran los pasos “planificar, hacer, verificar y actuar”. El enfoque se atribuye tanto al estadístico Walter Shewhart como al ingeniero W. Edward Deming, y luego fue adoptado e iterado por Toyota Motor Corporation. PDCA es un elemento clave de la gestión lean y frecuentemente se asocia con Kata de mejora, la práctica rutinaria para desarrollar el pensamiento científico en el lugar de trabajo.

Gestión de Calidad Total (TQM)
Precursor de Lean y Six Sigma, TQM se centra principalmente en el control de calidad y en la identificación de formas de mejorar la producción. Al igual que Lean, TQM no tiene pasos discretos para la mejora de procesos, sino que informa una mentalidad de búsqueda continua de formas de mejorar y mantener la calidad del producto.

Se pueden integrar enfoques más específicos como TWI y el trabajo estandarizado en cualquiera de estos marcos y metodologías.

Lo que sigue es un ejemplo de un plan de mejora de los métodos de trabajo de TWI para ensamblar un teléfono en una instalación de producción.

Método de 4 pasos para mejorar los métodos de trabajo:

Paso 1: dividir el trabajo

Paso 2: cuestiona cada detalle

Paso 3: desarrollar el nuevo método

Paso 4: aplique el nuevo método

Paso 1: dividir el trabajo

• Lista todos los detalles
• Los detalles significan cada único movimiento que se realiza. El manejo de materiales, el trabajo con máquinas, el trabajo manual, así como la inspección y los retrasos son parte de los detalles.

P. Graupp y RJ Wrona. 2016. El manual TWI: Habilidades esenciales para supervisores . Boca Raton, FL: Taylor & Francis Group/CRC Press. Usado con permiso.

Paso 2: cuestiona cada detalle

• Pregunte quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo en cada detalle del proceso.
• Tus respuestas generarán nuevas ideas de mejora.

Paso 3: desarrollar el nuevo método

• If los detalles no se pueden eliminar, combinar, reorganizar y simplificar según corresponda.
• Elimina tantos detalles como puedas sin afectar el resultado.
• No simplifiques un detalle si se puede eliminar por completo.
• Trabaja tus ideas con otros. Involucre a todos los participantes posibles: operadores, trabajadores de ensamblaje, gerentes, supervisores de turno, etc. ¡El compromiso y la aceptación son cruciales en este paso!

Paso 4: aplique el nuevo método

• Vender el cambio a otros, incluidos empleados de primera línea, líderes, gerentes, etc.
• Obtenga todas las aprobaciones necesarias
• Utilice el nuevo método de inmediato
• Utilice el nuevo método hasta que encuentre una mejor manera
• Dar crédito a todos los involucrados

Antes de la mejora

Después de la mejora

Documentar el nuevo método

...

Cualquiera que sea el enfoque que elija implementar en su organización, la orientación de un consultor objetivo puede ser invaluable. Es posible diseñar un plan de mejora de procesos internamente, pero asociarse con expertos en mejora puede liberar a los miembros de su equipo de desarrollar e implementar un plan completamente nuevo en el vacío.

El Instituto TWI adopta un enfoque centrado en las personas para la mejora del entorno laboral, permitiendo que las necesidades de quienes realizan el trabajo guíen nuestro plan de acción. Nuestros instructores principales son altamente capacitados para identificar oportunidades de mejora, escuchar las inquietudes de los miembros del equipo y ofrecer retroalimentación objetiva destinada a aumentar el valor para sus clientes y respaldar el éxito a largo plazo de su negocio. Para obtener más información sobre nuestras numerosas oportunidades de capacitación, explore nuestros programas o envíenos un mensaje.

P: ¿Cómo se propone un plan de mejora de procesos a los empleados?
R: Comunicar la necesidad de mejorar es esencial para lograr la aceptación y el apoyo de los empleados. Antes de presentar o incluso identificar un plan para la mejora de procesos, recopile comentarios de los empleados sobre su experiencia laboral, necesidades, inquietudes y objetivos, luego utilice esta información para informar su elección de un plan.

Una vez que esté listo para anunciar una implementación, asegúrese de que todos los que se verán afectados por los cambios comprendan claramente la necesidad de mejora y el proceso de implementación. Esto se puede comunicar a través de una reunión de todos, controles individuales, presentaciones visuales, manuales de procesos y cualquier otro canal de comunicación apropiado. Los empleados deberían poder realizar fácilmente un seguimiento con preguntas para el equipo de implementación.

La capacitación en mejora de métodos de trabajo de TWI proporciona a los empleados las habilidades esenciales necesarias para llevar a cabo el plan de mejora de procesos. Si algún miembro del equipo muestra resistencia al cambio, la capacitación para gerentes, como la de Relaciones Laborales de TWI, puede ayudar a los supervisores a abordar las inquietudes de manera respetuosa y productiva.

P: ¿Cuáles son los componentes de un plan de mejora de procesos?
R: Todos los planes de mejora de procesos se verán diferentes según el contexto u organización, pero los componentes básicos deben incluir la identificación de áreas de mejora, el análisis de los pasos discretos del proceso en cuestión, la construcción de un nuevo proceso, la implementación del nuevo plan y el seguimiento del éxito. y prepararse para adaptar potencialmente el proceso según sea necesario. En términos de apoyo a los empleados, los planes de mejora de procesos deben tener en cuenta la capacitación, mejora o recapacitación de los empleados, respuesta a emergencias, medidas de seguridad, recopilación de comentarios, procedimientos de contratación e incorporación.

P: ¿Cómo encuentra áreas para mejorar los procesos?
R: Sabrá que es probable que su organización necesite mejoras en los procesos si identifica cualquiera de los siguientes:

• Malas medidas de control de calidad.
• Frecuentes retrasos en la producción.
• Una superposición de autoridad
• Peligros para la seguridad física
• Un enfoque temporal de “curita” para solucionar problemas
• Tratar el síntoma (el efecto) en lugar de la causa raíz
• Empleados desconectados
• Clientes insatisfechos
• Márgenes de beneficio ajustados
• Alta rotación de empleados
• Transferencia de conocimientos inadecuada a los empleados entrantes.
• Falta de procesos escritos.