¿Qué es un Kata? Tu guía completa

Kata: un patrón o patrones que uno practica para desarrollar una habilidad. 

En japonés, el sufijo "-kata" significa "una forma de hacer algo" cuando se agrega a un verbo (una forma de cantar, una manera de hablar, etc.). El término "kata" también se usa en artes marciales, donde se refiere a un patrón o conjunto de movimientos que uno practica hasta que se convierte en una segunda naturaleza.

En entornos comerciales o industriales, un kata se convierte en un patrón para aprender, practicar e implementar nuevas habilidades, métodos y procesos. Los katas son una pieza esencial de la mejora continua, ya que ilustran que los grandes cambios comienzan con movimientos incrementales a corto plazo. Un kata ayuda a los trabajadores a practicar nuevos patrones hasta que se conviertan en una parte arraigada de cada día laboral.

En organizaciones grandes y pequeñas, los katas ayudan a desarrollar:

• Habilidades prácticas en el trabajo
• Hábitos de aprendizaje y formación.
• Una rica cultura de mejora continua en todos los niveles de operaciones

Cualquier kata tiende a incorporar Plan, Do, Check, Act (PDCA), el enfoque científico para evaluar la necesidad de cambio y tomar acción.

https://www.parkavenuesolutions.com/hs-fs/hubfs/3%20-%20Kata/PDCA-graphic-Deming.png?width=600&name=PDCA-graphic-Deming.png

Un kata típico sigue estos pasos:

1. Practica un kata (patrón) consistente y deliberadamente para formar un nuevo hábito
2. Formar un nuevo hábito desarrolla nuevas habilidades.
3. La confianza en las propias capacidades aumenta
4. Uno es capaz de reconocer oportunidades de mejora y hacer pequeños cambios en consecuencia.
5. Repetición:

Los programas J Suite de formación dentro de la industria — Instrucción de trabajo, Métodos de trabajo, Seguridad laboral y Relaciones laborales - son todos ejemplos de kata.

Para arraigarse, se debe practicar un kata, no mostrarlo. Si se practica lo suficiente, el hábito resultante nunca termina.

Kata se puede adaptar a una habilidad específica que uno quiere desarrollar (ver Kata de mejora y Katas de entrenamiento debajo). Los patrones “Toyota Kata” desarrollan el pensamiento científico. El pensamiento científico es el núcleo de la filosofía de mejora continua específica de Toyota Corporation.

Los empleados de Toyota en todos los niveles están capacitados y alentados a realizar mejoras diarias en los procesos de trabajo. Incluso cuando se realizan cambios, son tan graduales que el éxito y el rendimiento general de la empresa no se ven afectados. Cada empleado está imbuido de un espíritu emprendedor, tomando riesgos calculados a corto plazo para mejorar las operaciones a largo plazo.

El término Toyota Kata fue acuñado en 2009 por Mike Rother, un investigador empresarial y de gestión que buscaba ayudar a los fabricantes estadounidenses a comprender y replicar las prácticas de Toyota en sus propias empresas. En Toyota, Rother observó la manera sistemática y científica de pensar y actuar de los trabajadores de primera línea, con sus supervisores actuando como maestros.

Después de estudiar las operaciones de Toyota y algunos de sus proveedores de nivel 1, Rother desarrolló dos preguntas de investigación para ayudarlo a traducir el estilo de Toyota a otras empresas:

¿Cuáles son las rutinas gerenciales invisibles y el pensamiento que se encuentran detrás del éxito de Toyota con la mejora y adaptación continuas?
¿Cómo pueden otras empresas desarrollar rutinas y pensamientos similares en sus organizaciones?

Rother publicó posteriormente Toyota Kata: gestión de personas para la mejora, la adaptabilidad y los resultados superiores (McGraw-Hill, 2009), junto con una guía práctica para organizaciones que querían adoptar Toyota Kata para sus propios fines. Rother fue de ninguna manera la primera persona identificar los métodos dentro del Sistema de producción de Toyota (TPS), pero fue el primero en desafiar a otras empresas a resistirse a copiar a Toyota y, en cambio, desarrollar su propia forma de pensar.

“Si lo hubiera dejado en esa [primera pregunta], no habría pasado nada, o habría vendido algunos libros”, dice Oscar Roche, Master Trainer en Toyota Kata y Director del Instituto TWI de Australia y Nueva Zelanda. “Y lo que vendió los libros no es la respuesta a la primera pregunta, porque sabíamos cuál era la respuesta. Es la respuesta a la segunda pregunta: eso es lo que vendió los libros”.

Sin embargo, la guía de Rother es todo menos una exposición de los secretos del éxito de Toyota. Los lectores no encontrarán respuestas a los problemas de su organización a menos que hagan su propio trabajo.

“La gente piensa que la respuesta a la pregunta dos existe dentro de Toyota. No es así”, explica Roche. “La respuesta a la pregunta uno es lo que existe dentro de Toyota. La pregunta dos no [incluso] existe dentro de Toyota, porque no es necesario”. En otras palabras, Toyota ya tiene su respuesta, y la respuesta a sus desafíos únicos no ayudará a abordar los desafíos igualmente únicos de otra empresa.

Video relacionado: Mike Rother habla sobre su experiencia observando y aprendiendo de Toyota Kata. Ver ahora.

Roche dice que una razón común por la que los katas no se “pegan” es que las empresas carecen de paciencia para desarrollar sus propias soluciones a sus problemas. Los equipos de liderazgo y gestión también pueden tener expectativas de éxito a corto plazo, que los katas probablemente no ayudarán a lograr. Si bien no es una iniciativa costosa, la práctica efectiva de kata requiere una importante inversión de tiempo.

“No es una visión de un año; necesitará practicar esto por un tiempo para permitir que se integre”, dice Roche. “No es un método, es un patrón de práctica. La palabra 'practicar' implica que vamos a tener que hacerlo más de una vez. Por lo tanto, debe haber un compromiso que dure más de uno o dos meses”.

Los patrones se pueden dividir en dos categorías: Kata de mejora y Kata de entrenamiento.

La definición de un Kata de mejora puede sonar un poco metafísica: un Kata de mejora es una rutina de mejora que uno practica hasta que desarrolla la habilidad de mejora.

“Ese es un punto de partida para la comprensión”, dice Steve Medland, entrenador y capacitador del Instituto TWI. Da ejemplos de otras habilidades que uno podría desarrollar de manera similar: mecanografía, guitarra, piano. La repetición de cualquiera de estos eventualmente lo convertirá en una habilidad. “Una vez que las personas lo hacen el tiempo suficiente, lo convierten en su método si siguen haciéndolo de esa manera. Pero [la mejora] comienza como un patrón”.

Roche está de acuerdo. “Si practica [la mejora] lo suficiente, desarrollará una forma sistemática y científica de pensar al respecto”.

Cuando se divide en pasos, un Kata de mejora sigue un enfoque de cuatro fases para la resolución de problemas:

1. Comprende dónde quieres estar y por qué.
2. Estudia y documenta dónde estás ahora
3. Establece una serie de condiciones incrementales para que actúen como tu guía hacia adelante.
4. Experimente para eliminar obstáculos en el camino que le impiden alcanzar cada condición incremental.

Si uno sigue este patrón del Kata de mejora para abordar cada desafío, comenzará a desarrollar la habilidad del pensamiento científico, sin importar el entorno.

Al igual que el Kata de mejora, el Kata de entrenamiento es una rutina en la que el entrenador guía al alumno hasta que desarrolla la habilidad del pensamiento científico. El “coaching” en cuestión está ayudando al alumno a pensar científicamente sobre los problemas y procesos que necesitan mejorar. El Coaching Kata ayuda a los entrenadores a aprender a medir cómo piensa el alumno y evaluar el progreso del alumno.

Cualquier persona en una posición de liderazgo, una vez que domine el Kata de mejora, puede beneficiarse de la práctica del Kata de entrenamiento, ya sean gerentes de nivel superior o supervisores de primera línea. Mientras entrenan a un alumno para mejorar un proceso, el Kata Coach le hace al alumno una serie de preguntas:

• ¿Cuál es la condición objetivo?
• ¿Cuál es la condición real ahora?

Reflexione mientras experimenta hacia la condición objetivo:

• ¿Qué planeaste como último paso?
• ¿Que esperabas?
• ¿Lo que realmente pasó?
• ¿Qué aprendiste?
• ¿Qué obstáculos le impiden alcanzar la condición objetivo? ¿A cuál te diriges ahora?
• cual es tu siguiente paso? ¿Qué predices?
• ¿Cuándo podemos ir y ver lo que hemos aprendido al dar ese paso?

Un Coaching Kata no es una instrucción de una sola vez; si se practica correctamente, se convertirá en una rutina, un diálogo continuo entre el Entrenador y el alumno. Al igual que en los deportes o la danza, un Kata Coach continúa corrigiendo a los alumnos mientras practican sus nuevos patrones. Cuando los supervisores y los trabajadores los practican en conjunto, el Kata de mejora y el Kata de entrenamiento establecen una cultura compartida de pensamiento, trabajo, comunicación y resolución de problemas.

La práctica exitosa de patrones de Toyota Kata requiere un enfoque proactivo y adaptativo. Con demasiada frecuencia, Kata se presenta como una reacción a un problema con la esperanza de que sea una solución rápida. Kata no es una solución de curita.

“Es por eso que evitamos llamar [a un kata] un 'proyecto' porque tiene un punto de inicio, pero si haces [un kata] correctamente, no hay un punto final”, dice Medland.

En una adopción efectiva de Kata, un Entrenador y un alumno pueden reunirse tres o cuatro días seguidos, a la misma hora todas las semanas, hasta que se convierta en un patrón. Así como un trabajador puede tomar su descanso para almorzar a las 12:30 p. m. todos los días, una sesión de entrenamiento de kata se convierte en una parte regular de la rutina laboral. Las actividades que se llevan a cabo se enmarcan en Kata de mejora y Kata de entrenamiento. Las actividades pueden incluir que el Kata Coach guíe al alumno en desarrollar un nuevo proceso o mejorar uno existente, hacer un proceso actual más seguro o desarrollo de una solución para comunicarse con un compañero de trabajo o jefe.

Este tipo de kata se puede dividir en dos fases:

Fase de planificación de Kata

1. El Kata Coach planifica el ciclo de entrenamiento
2. El alumno, con apoyo, realiza los pasos 1 a 3 del Kata de mejora:

• entender el objetivo
• Reconocer la condición actual
• Establecer la condición objetivo

Fase de ejecución de Kata

• El alumno realiza experimentos pequeños y rápidos utilizando el ciclo PDCA para trabajar hacia la condición objetivo.
• El Kata Coach ejecuta ciclos de entrenamiento con el alumno, apoyando y guiando el pensamiento científico del alumno.

A medida que el alumno completa cada ciclo de PDCA mientras realiza una serie de mejoras rápidas e incrementales, avanza de manera constante hacia su condición objetivo.

Si estos PDCA no parecen generar resultados positivos en general, es probable que el enfoque esté abordando los síntomas en lugar de la causa principal de un problema Kata nunca debe verse como:

• Un enfoque en herramientas y métodos específicos.
• Formación exclusiva para un puñado de empleados
• A la caza de residuos
• Ciclos de aprendizaje demasiado largos que se interrumpen por cambios de presupuesto, rotación de empleados, etc.
• Localización de averías

Practicado por organizaciones de todo el mundo, "Lean" es una mentalidad organizacional en la que se unifica el pensamiento y todos los trabajadores practican comportamientos repetitivos como el PDCA. Lean es quizás el enfoque más conocido para la mejora continua en la fabricación y, a menudo, comprende varias combinaciones de Capacitación dentro de la industria (TWI), Trabajo estandarizado y Kata tools.

Como componente de Lean, kata ayuda a los trabajadores a desarrollar un pensamiento científico que permite la resolución continua de problemas y la mejora continua sin importar el problema o la oportunidad. Kata fortalece los marcos de mejora continua como Lean, Six Sigma y Training Within Industry al basarlos en un patrón de pensamiento en lugar de un conjunto de soluciones.

Programas Toyota Kata disponibles

Los katas no son nada sin práctica y repetición, por lo que su éxito depende de las acciones de los entrenadores y alumnos. Sin embargo, si una organización y su gente no están familiarizados con el concepto o la filosofía de Kata, un entrenador certificado puede introducir los patrones y ayudar a facilitar la práctica exitosa de Kata de mejora y entrenamiento.

Un error común que cometen las organizaciones es suponer que la mejora continua puede ser un evento de una sola vez. Las empresas presentarán a sus trabajadores iniciativas de mejora continua en eventos únicos o "relámpagos", durante los cuales realizarán ejercicios y simulaciones para cambiar el proceso. Sin embargo, una vez que finaliza el evento, demasiadas empresas no logran mantener la mejora. Por lo tanto, los cambios resultantes se olvidan o se consideran ineficaces hasta que la gerencia programe otro evento de mejora.

“A eso lo llaman 'mejora continua'”, dice Medland. “Pero eso es lo que yo llamo 'mejora ocasional'”.

En el Instituto TWI, adoptamos un enfoque activo e iterativo para la capacitación en mejora continua. Nuestra Introductorio, Fundacional y Gestionamiento Los programas de kata están diseñados para sumergir a los estudiantes y entrenadores en simulaciones del mundo real que demuestran cómo el kata puede beneficiar a una organización. Lo mejor de todo es que nuestros capacitadores muestran a la gerencia cómo mantener un hábito a largo plazo de pensamiento científico y mejora.

Para obtener más información sobre la adopción de kata en su organización, iniciar una conversación con TWI Institute hoy.