Entrenamiento Justo a Tiempo (JIT): Beneficios, Consejos y Más

En un entorno de fabricación, la frase "justo a tiempo" generalmente se refiere a un enfoque de producción. La fabricación justo a tiempo (o JIT para abreviar) es la práctica de producir solo los bienes necesarios para satisfacer la demanda, en lugar de producir un excedente de bienes en previsión de la demanda futura. La fabricación JIT puede ahorrar en costos de producción e inventario, optimizar las operaciones, reducir los plazos de entrega y aumentar la velocidad de comercialización.

La capacitación justo a tiempo en el lugar de trabajo, por lo tanto, se refiere a los empleados que buscan y reciben capacitación solo cuando la necesitan, no antes ni en cantidades excesivas. La idea se toma prestada de Toyota Corporation. filosofia de manufactura esbelta, donde "cada proceso produce solo lo que se necesita para el siguiente proceso en un flujo continuo".

Es útil pensar en la capacitación JIT como una capacitación "a pedido", que brinda a los empleados acceso solo a la información que necesitan exactamente cuando la necesitan. En la vida cotidiana, esto podría compararse con buscar algo en su teléfono inteligente: alguien pregunta qué tiempo hará mañana, usted escribe "tiempo" y su ubicación en la aplicación de su navegador y tiene la información justo al frente. de ti en segundos.

En el lugar de trabajo, los recursos de formación JIT pueden adoptar la forma de:

• Guías de referencia rápida
• Tutoriales online
• Videos
• Módulos interactivos
• Ayudas de trabajo visuales (como diagramas)
• Orientación en tiempo real de mentores o expertos en la materia

El formato de estos recursos depende del lugar de trabajo específico, la industria, la tecnología disponible o la presencia de capacitadores. Independientemente, la información debe ser altamente accesible, concisa, fácil de entender rápidamente y específica para la tarea en cuestión.

Por supuesto, no todas las partes de la capacitación de un empleado pueden o deben formatearse para JIT; conocimiento ocupacional fundamental, habilidades especializadas, protocolos de seguridad y las reglas de cumplimiento son algunos ejemplos de capacitación que deben ser cubiertos en profundidad por más programas tradicionales.

El entrenamiento JIT puede ayudar organizaciones magras cumplir con sus objetivos de eliminar el desperdicio y optimizar sus recursos existentes, incluidos el tiempo y los talentos de sus empleados. Las organizaciones en la industria manufacturera y más allá experimentan los siguientes beneficios de la capacitación justo a tiempo.

• Estandarización de procesos: Si todos los empleados acceden al mismo programa de capacitación, reciben la misma información: la variación es prácticamente inexistente. Estandarización de procesos conduce a tiempos de incorporación más rápidos, mayor productividad, menos defectos en los productos y una fuerza laboral más competente y segura.
• Mayor disponibilidad y flexibilidad: Muchos cursos de desarrollo profesional se ofrecen en un horario predeterminado, o solo cuando la clase tiene suficientes participantes. Con la capacitación JIT, no hay necesidad de esperar semanas o meses para la próxima clase disponible. Ya sea que la capacitación se brinde a través de guías de referencia rápida o tutoriales en línea, es posible capacitar a los empleados desde cualquier lugar y en cualquier línea de tiempo.
• Uso más eficiente del tiempo: Tomar cursos cortos a través de Internet y dispositivos móviles libera más tiempo de los empleados para hacer su trabajo real. Si los empleados pueden aprender en el trabajo, ese es el tiempo y el esfuerzo que se habrían perdido o retrasado si tuvieran que sentarse en un salón de clases o frente a una computadora durante una hora o más durante la jornada laboral.
• Mayor precisión: Con información de capacitación accesible de inmediato, los empleados pueden realizar su trabajo con mayor precisión y menos errores. Evitar la repetición del trabajo es un objetivo principal para muchas organizaciones cuando invierten en capacitación, y dado que ayuda a los empleados a hacer bien el trabajo la primera vez, la capacitación JIT tiene un impacto directo en el resultado final.
• Actualizaciones más rápidas: Esto se aplica a los materiales de capacitación JIT tanto digitales como físicos. Dado que los módulos de capacitación JIT están destinados a ser breves y pequeños, realizar actualizaciones puede ser tan simple como agregar una nueva página o editar el sistema de gestión de aprendizaje digital (LMS). Esto evita la importante inversión de tiempo y dinero necesaria para actualizar manuales de capacitación completos cuando quedan obsoletos y garantiza que el contenido siga siendo relevante y oportuno.
• Mejora de la retención de conocimientos: Existe tal cosa como no tener suficiente espacio en tu cerebro para más información. La retención del conocimiento es nuestra capacidad de aferrarnos a nueva información, y comienza a declinar cuanto más contenido se nos pide digerir a la vez. La formación JIT prescinde de cualquier información superflua proporcionando solo lo que los empleados necesitan en un momento dado, mejorando las posibilidades de retención de conocimientos y reduciendo el riesgo de sobrecarga de información.
• Mayor compromiso de los empleados: Sentirse sin apoyo en el trabajo es un factor importante en empleados que se desvinculan de sus trabajos. Con las herramientas de capacitación JIT, los empleados pueden acceder a la información que necesitan, sin sentirse a la deriva, ignorados o impacientes mientras esperan que un gerente o supervisor ocupado les dedique tiempo.
• Mejor rendimiento operativo: Dado que los materiales de capacitación JIT reducen el tiempo de capacitación y, a menudo, se accede a ellos en el trabajo, los empleados pueden concentrarse en mejorar su desempeño en lugar de memorizar largos procedimientos. Esto ayuda a cultivar una mentalidad de creativo de resolución de problemas y mejora continua, en lugar de simplemente seguir los procedimientos operativos estándar en piloto automático.

La capacitación JIT exitosa requiere hacer coincidir las herramientas y los recursos adecuados con los tipos de estudiantes en su fuerza laboral, todo mientras entrena y refuerza una cultura de mejora. Las siguientes son varias mejores prácticas para diseñar, implementar y utilizar un enfoque JIT para la capacitación.

• Crear una cultura de aprendizaje: En una cultura de aprendizaje, la capacitación no se trata como un proceso separado, sino como un aspecto integral del negocio mismo. Mantener un aprendizaje activo y cultura de mejora —incluso fuera del proceso de formación— es una de las mejores formas de producir mejores resultados empresariales, tanto cualitativos como cuantitativos.
• Utilice la tecnología adecuada: La tecnología receptiva marca una diferencia significativa en el éxito de los métodos de capacitación JIT. Los cursos y LMS (si se utilizan) deben ser compatibles con múltiples dispositivos y plataformas, como computadoras portátiles y dispositivos móviles, para que los alumnos puedan acceder a ellos desde cualquier lugar.
• Dirigido a los estudiantes: El contenido de los métodos de aprendizaje justo a tiempo debe ser corto, conciso y muy relevante. Para que el contenido sea más eficaz, debe desarrollarse utilizando datos de encuestas de compromiso de los empleados, discusiones de grupos focales y observaciones en el trabajo para entender lo que los estudiantes necesitan.
• Proporcionar apoyo social: La naturaleza asíncrona del aprendizaje JIT puede hacer que algunos empleados se queden atrás o se queden fuera del conocimiento colectivo. El LMS debe permitir que los empleados se comuniquen con sus compañeros, consulten a expertos en la materia y accedan a entrenadores de capacitación para obtener apoyo adicional en cualquier momento.

Si bien el enfoque JIT puede no ser apropiado para todos los tipos de capacitación, es muy efectivo en una amplia gama de aplicaciones e industrias.

• Un representante de ventas necesita acceder a la información del producto. Un cliente pregunta sobre un producto con el que un representante de ventas no está familiarizado o solicita información que el representante no conoce de memoria. Con acceso a un JIT LMS, este empleado puede usar un dispositivo móvil para buscar en la base de datos de la empresa la información adecuada o un curso corto correspondiente, brindándoles la información correcta, en el lugar correcto, en el momento correcto, y aumentando la capacidad de la empresa. valor para el cliente.
• Un profesional de TI es informado de una actualización masiva de software. Con tiempo limitado para prepararse y solo una vaga familiaridad con el proceso de actualización, el técnico puede revisar un video breve o ayuda visual que explica cómo gestionar la actualización paso a paso. La capacitación JIT también puede proporcionar ayuda para la resolución de problemas comunes.
  
• Un trabajador de la salud habla sobre la medicación con un paciente. Si bien el entrenamiento JIT se usa con menos frecuencia en la salud, puede ayudar con referencias rápidas en la sala de examen. Al recomendar un nuevo medicamento a un paciente, una enfermera practicante puede revisar los posibles efectos secundarios en el LMS, observar cualquier interacción entre medicamentos, comparar productos farmacéuticos o marcas similares e incluso consultar las mejores prácticas para abordar asuntos de salud delicados.
• Un trabajador de campo recién contratado se dirige a su primera llamada. Las herramientas de capacitación JIT pueden incluir listas de equipos de servicio de campo para garantizar que los trabajadores tengan todo lo que necesitan antes de cada llamada. Una vez en el campo, un trabajador puede encontrarse con escenarios que no se abordaron en su incorporación inicial. Usando su dispositivo móvil, pueden solucionar problemas, responder preguntas de los clientes, acceder a información del producto o incluso revisar tutoriales para tareas o escenarios específicos.

Además de utilizar el aprendizaje automático y la robótica para manejar ciertos aspectos del proceso de producción, un número cada vez mayor de organizaciones de fabricación confían en la tecnología para mejorar los programas de capacitación de sus empleados. No solo ahorra tiempo y recursos, sino que las herramientas de capacitación JIT permiten a los empleados buscar respuestas por sí mismos y desarrollar una mentalidad de resolución de problemas e ingenio en el trabajo.

Junto con nuestro métodos de entrenamiento de renombre mundial, el Instituto TWI ahora está aprovechando el software de capacitación líder en la industria de Dozuki para amplificar el éxito de nuestros programas. Los materiales de capacitación JIT fáciles de usar de Dozuki incluyen instrucciones de trabajo paso a paso, listas de equipos y materiales, fotos o videos de procesos e incluso herramientas analíticas para ayudar a los empleados a identificar oportunidades de mejora. Cuando la formación JIT no es suficiente, nuestros maestros entrenadores puede cerrar la brecha entre la capacitación autodirigida y la instrucción personalizada y específica de la tarea, incorporada en el método de instrucción laboral TWI.

Para obtener más información sobre este programa de capacitación ampliado o para solicitar una demostración, comuníquese con el equipo del Instituto TWI .