Чтобы проанализировать процесс, в котором возникают трудности, нам нужно искать нестабильность, которая создает несоответствия в том, как выполняется работа. Это могут быть механические проблемы с машинами или материалами, но, скорее всего, это связано с изменчивостью того, как люди выполняют работу. Именно здесь навык Job Instruction может стабилизировать производительность и создать основу для улучшения.
Дорожные испытания разбивки JI
Наиболее распространенной ошибкой, которую мы находим при внедрении инструкций по работе, как для крупных, так и для мелких организаций, является то, что новые инструкторы пишут разбивку инструкций по работе (JIB), фактически не обучая ни одного работника. Они ошибочно полагают, что «обучение не может начаться, пока не будут сделаны все разбивки». К тому времени, как будут сделаны JIB, у них может не быть уверенности в использовании 4-шагового метода, поскольку у них не было возможности попрактиковаться в этом, и в результате обучение может так и не состояться.
Более эффективно «Написать один, обучить один», потому что вы никогда не знаете наверняка, будет ли JIB, который вы создали, работать хорошо, пока вы не «проверите его на дороге», обучая его и внося необходимые коррективы как в содержание, так и в форму. Это также дает новым инструкторам возможность попрактиковаться, используя 4-шаговый метод обучения в «испытательном режиме», прежде чем фактически обучать рабочих на линии. Что еще более важно, ваши навыки в создании хороших JIB будут улучшаться постепенно, а затем экспоненциально, по мере того, как вы будете делать, тестировать и пересматривать больше разбивок. Другими словами, то, чему вы научились, разрабатывая последнюю разбивку, поможет сделать вашу следующую разбивку намного лучше.
Стандартизируйте процесс с операторами
Программа сертификации руководителей обучения (TLC) в системе здравоохранения Университета Канзаса была разработана Петал Бартлетт в 2020 году после того, как ее наняли для внедрения должностной инструкции. В своей обширной программе из шести модулей, где учебный курс JI является модулем 3, она описывает процесс разработки контента для задач, которые необходимо обучить с использованием JI. Как опытный школьный учитель, Петал обладает множеством методов обучения, которые она использует на протяжении всего обучения, чтобы поддерживать вовлеченность людей, и, как только они узнают о разбивке должностных инструкций, она просит их взять карточки с шагами процесса разработки контента и попытаться расставить их по порядку. Очень часто, говорит она, участники помещают шаг «Стандартизировать» в самый начало процесса, думая, что сначала определяется стандарт, а затем он применяется. Фактический процесс прямо противоположен.
Легко думать, что стандартную процедуру можно определить заранее, а затем просто научить и обеспечить ее выполнение. Просто напишите JIB и идите обучать их, верно? Г-н Исао Като, отец стандартного обучения работе в Toyota, сказал нам, когда мы учились у него в Японии, что когда он определяет стандартную работу, «я полагаюсь на операторов, а не на инженеров». Хотя мы, безусловно, полагаемся на инженеров и других экспертов, которые понимают технические аспекты нашего продукта или услуги, то, как на самом деле выполняется работа, зависит от навыков, опыта, ноу-хау и мотивации людей, которые ее выполняют. Без их отзывов и участия в процессе стандартизации мы продолжим нашу борьбу с вариациями, нестабильностью и плохими результатами работы.
Процесс разработки контента
Процесс разработки для достижения стандартизации, как четко изложено в TLC Petal (см. ниже), начинается с наблюдения за выполняемой работой и получения информации от членов команды на передовой для достижения консенсуса относительно «единственного лучшего способа», которым мы все должны выполнять работу. После этого первый черновик JIB может быть написан и проверен лицами, ответственными за наши стандарты работы, чтобы гарантировать, что содержание обучения соответствует всем критическим требованиям. Затем мы тестируем JIB, фактически обучая работе и получая отзывы как от опытных, так и от новых сотрудников, которых мы этому обучаем. Результаты позволяют нам пересматривать JIB — любые недостающие ключевые моменты, более правильные и простые слова, лучший баланс между важными шагами и ключевыми моментами и т. д. — пока мы не будем готовы разрешить его и спланировать серьезные усилия по обучению, не только для новых работников, которые должны научиться выполнять работу, но и для наших текущих сотрудников, которые, по большей части, делают ее по-другому. Заключительная часть процесса заключается в том, чтобы работа была «стандартизирована», что означает, что все делают ее одинаково каждый раз, когда она выполняется.
Кайдзен и стандартизация – итеративный процесс
Процесс обучения поддерживается и поддерживается философией непрерывного совершенствования Кайдзен, которая помогает нам направлять нас к стандартизации, позволяя нам устранять препятствия, которые мешают «100% соблюдению стандарта». Здесь мы сначала анализируем текущее состояние рабочего места, чтобы найти возможности для улучшения. Устранение отходов в процессе расчищает путь для стандартизации работы по улучшенному способу ее выполнения. Однако это итеративный процесс, и мы придерживаемся стандарта, пока не будет найден лучший способ.
Метод должностных инструкций — это отличное средство для начала непрерывного совершенствования, поскольку при создании JIB и определении «единственного лучшего способа» выполнения работы он вовлекает наших людей, направляя их к стандартизации работы. Когда мы привлекаем наших опытных сотрудников для помощи нам в создании и тестировании JIB и обучаем их JIB с использованием 4-шагового метода JI, мы создаем вовлеченность и мотивацию для следования стандарту, которые являются важнейшими элементами для успешного достижения нашей цели стандартизированной работы.
