Как создать опрос вовлеченности сотрудников [+ примеры вопросов]

Вовлеченность сотрудников — это степень, в которой сотрудник предан своей работе, своему работодателю и миссии организации. В отличие от удовлетворенности сотрудников, вовлеченность включает в себя мотивацию сотрудника, интерес к выполняемой работе, качество его общения с членами команды и даже его готовность предлагать изменения в рабочих процессах.

На уровень вовлеченности влияют наличие программ обучения на рабочем месте , процесс и протокол обратной связи, участие руководства на всех уровнях организации, ясность миссии организации и способность сотрудников понимать свою роль в выполнении этой миссии.

В 2006 году исследователи из Университета Западного Онтарио (UWO) изучили вовлеченность сотрудников по всему миру, чтобы выяснить, что именно поддерживает интерес людей к своей работе. Хотя это исследование было проведено более 15 лет назад, оно помогло сформулировать ключевые элементы, которые руководители должны развивать для повышения вовлеченности на рабочем месте, известные теперь как «Десять принципов вовлеченности сотрудников».

Десять факторов вовлеченности сотрудников

Согласно Ivey Business Journal (опубликованному Школой бизнеса Ричарда Айви UWO), организационное лидерство должно стремиться воплощать и выполнять эти десять столпов:

1. Подключение: Найдите способы связаться со своими сотрудниками и покажите, что вы цените соответствующий вклад своих сотрудников.
2. Карьера: Обеспечить интересную и содержательную работу с возможностью карьерного роста.
3. Ясность: Сообщите четкое видение вашей организации.
4. Передавать: Убедитесь, что ваши ожидания ясны, и предоставьте обратную связь, которая соответствует этим ожиданиям.
5. Поздравлять: Обеспечьте столько же отзывов о высокой производительности, сколько и о плохой; похвала и признание со стороны руководства мотивируют сотрудников продолжать хорошую работу и стремиться к совершенствованию.
6. Делать вклад: Помогите сотрудникам увидеть и понять, какой вклад они вносят в успех и будущее организации.
7. Управление Вместо того, чтобы править железной рукой, позвольте сотрудникам иметь некоторый контроль над своей производительностью. Это относится к гибкому графику для родителей или опекунов, возможностям работы на дому (если это возможно) и приспособлениям на рабочем месте для сотрудников с ограниченными возможностями.
8. Сотрудничать: По возможности поощряйте командную работу, в том числе поощряйте общение между работниками разных отделов и на разных уровнях организации.
9. Достоверность: Стремитесь поддерживать репутацию своей организации и демонстрировать высокие этические стандарты как для ваших сотрудников, так и для ваших клиентов.
10. Уверенность: Если вы воплощаете в жизнь предыдущие девять «С», то уверенное лидерство обязательно последует.

Опросы вовлеченности сотрудников выполняют две основные функции: они дают сотрудникам возможность высказаться и предоставляют ценную информацию для принятия решений руководством. При регулярном проведении — например, ежеквартально — результаты опросов будут постоянно использоваться для разработки инициатив по непрерывному совершенствованию организации , способствуя формированию культуры инноваций, которая приводит к повышению вовлеченности сотрудников, улучшению качества продукции и повышению бизнес-результатов.

Например, организации, внедряющие обучение в рамках производственной практики (Integration Within Industry Job Instruction, JI), могут захотеть оценить эффективность этого базового обучения, а также его общее восприятие сотрудниками. Эффективность обучения легко измерить, о чем свидетельствует сокращение времени обучения, повышение производительности, уменьшение количества несчастных случаев и снижение повреждений инструментов и оборудования. Однако восприятие (и оценка) обучения может быть сложнее количественно оценить таким же образом — и именно здесь на помощь приходит опрос сотрудников.

Если организация в настоящее время не проводит опросы вовлеченности, они могут не решиться начать, опасаясь раскрыть некоторые суровые истины. Опросы сотрудников могут выявить проблемы, о которых руководство даже не подозревало, предоставляя ценную возможность смягчить эти проблемы до того, как они усугубятся. Результаты опроса также позволяют руководителям отслеживать определенные проблемы с течением времени, чтобы увидеть, ухудшились ли они или помогли ли новые инициативы решить проблемы.

Человек или команда, которым поручено анализировать результаты опроса, будь то отдел кадров, главный операционный директор, руководитель программы обучения или кто-то другой, должны знать, что понимание и согласие — это два разных ответа. Кто бы ни читал результаты, он может не согласиться с отзывом сотрудников, но его работа состоит в том, чтобы, по крайней мере, понять это, чтобы они могли действовать в соответствии с ним.

Эти опросы — наглядный способ продемонстрировать, что организация заботится об опыте работы своих сотрудников. Для сотрудников даже простой вопрос об их мнении может повысить их заинтересованность в своей работе, что, в свою очередь, приведет к улучшению бизнес-результатов для их работодателей.

Ключ к разработке опроса вовлеченности сотрудников — заставить сотрудников захотеть ответить на него. Поэтому тот, кто разрабатывает опросы, должен помнить следующее:

Частота: Здесь лучше всего придерживаться подхода «много незначительных, мало важных» — слишком часто рассылать опросы, и вы рискуете тем, что сотрудники будут их игнорировать; слишком редко — и будет сложно отслеживать постепенные изменения с течением времени. Хорошим началом будет рассылка опросов раз в квартал.

Анонимные ответы: Отсутствие требования указывать свое имя побуждает сотрудников отвечать на вопросы более честно.

Простой формат: сотрудники должны знать, как пройти опрос, сразу после его открытия. Это означает четкие инструкции, лаконичный дизайн и простые в использовании системы оценок.

Целевая аудитория: Редко когда один опрос может охватить опыт всех сотрудников. Если вы пытаетесь собрать данные по всей организации, адаптируйте свои опросы к конкретным должностям или отделам. По возможности, вы также можете собрать демографическую информацию (возраст, стаж работы и т. д.) для отслеживания тенденций.

Четкая система оценок: В этом контексте, придерживайтесь простой системы оценок. Пятибалльная шкала Лайкерта («полностью согласен» до «полностью не согласен» и т. д.) наиболее эффективна, позволяя сотрудникам отвечать прямолинейно, но при этом учитывать нюансы.

Продолжительность: Опросы вовлеченности, особенно если они проводятся ежеквартально, не должны занимать более 5–10 минут. В противном случае существует риск, что сотрудники просто проигнорируют их, посчитав, что это займет слишком много времени или что их мнение все равно не имеет значения.

Срок: Четко укажите крайний срок при рассылке опросов. У сотрудников должно быть как минимум неделя, чтобы оставить свой отзыв.

Объективные вопросы: Старайтесь задавать вопросы ненавязчиво; не предполагайте, что все сотрудники думают так же, как руководство. Например, вместо вопроса: «Насколько вам нравятся закуски на кухне?», спросите: «Как бы вы оценили качество закусок на кухне?». Вторая формулировка не подразумевает, что респондент должен испытывать какие-либо особые чувства по отношению к закускам.

Вопросы открытого типа: Помимо стандартных вопросов типа «да/нет» и вопросов с рейтинговой шкалой, включите несколько вопросов, требующих письменного ответа. Ответы не обязательно должны быть развернутыми, но они предоставляют сотрудникам возможность подробнее рассказать о том, что могло не быть затронуто в других вопросах.

Четкая цель: как те, кто проводит опрос, так и те, кто на него отвечает, должны понимать, зачем он необходим. Респонденты также должны понимать, как руководство намерено действовать на основе полученных результатов.

План анализа: Прежде чем опросы попадут в почтовые ящики сотрудников, тот, кто собирает и читает ответы, должен знать, как он будет анализировать результаты. Будут ли они сравнивать ответы с предыдущими данными? Будут ли они сравнивать отзывы сотрудников с другими ключевыми показателями эффективности бизнеса, такими как вовлеченность и производительность? Кому нужен доступ к результатам опроса? На все эти вопросы необходимо ответить до рассылки опроса.

Хотя он практически работает сам по себе, подход «ящика предложений» к обратной связи не рекомендуется. Трудно реагировать на отзывы горстки анонимных участников, к тому же многие записи в ящике для предложений больше похожи на просьбы. Лучше всего создать регулярный опрос, который будет формальным, конкретным, цифровым, простым для анализа и с датой окончания.

Само собой разумеется, что каждый вопрос должен иметь отношение к вашей организации и работе респондентов в ней. Сотрудникам может нравиться отвечать на «бонусные» вопросы о любимой музыке или планах на отпуск, но лучше приберечь эти темы для «счастливого часа» и провести опросы строго по делу. Вопросы опроса должны работать, чтобы раскрыть конкретные, действенные данные об опыте работы. В соответствии с этим проводите различие между вопросами, которые помогут выявить необходимую информацию, и вопросами, которые просто «приятно иметь». Например, приятно знать, что сотрудники думают о программе льготного членства в тренажерном зале вашей компании, но это, скорее всего, не повлияет на их работу или результаты вашего бизнеса. Это помогает классифицировать вопросы опроса по темам. Постарайтесь разработать как минимум три вопроса для таких тем, как «Управление», «Признание», «Обучение/развитие», «Ресурсы/поддержка», «Среда на рабочем месте», «Общение» и т. д.

Готовы написать собственный опрос вовлеченности сотрудников?

Вопросы в этом бесплатном инструменте были разработаны в качестве продолжения тренинга TWI Job Relations (JR) , в рамках которого как рядовые сотрудники, так и их руководители практикуют эффективную коммуникацию, разрешение конфликтов, предотвращение проблем и другие навыки построения отношений, относящиеся к взаимодействию персонала на рабочем месте.

Загрузите наш бесплатный ресурс, чтобы начать:

Скачать опрос

Ниже приведены несколько примеров классификации вопросов по темам. Сделайте вашу рейтинговую систему простой. Пятибалльная шкала Лайкерта («полностью согласен» или «полностью не согласен» и т. д.) наиболее эффективна для того, чтобы сотрудники могли отвечать прямо, но с нюансами.

Удовлетворенность/вовлеченность

• Вы чувствуете волнение по поводу прихода на работу?
• Вы гордитесь тем, что работаете в [организации]?
• Вам нравится работать с вашей командой?
• Могли бы вы порекомендовать [организацию] своим друзьям в качестве работодателя?
• Насколько вы удовлетворены своей текущей рабочей нагрузкой?
• Вы находите свою работу интересной?

Рабочая среда

• Насколько вы удовлетворены физической средой на своем рабочем месте?
• Считаете ли вы, что физическая среда на рабочем месте влияет на вашу производительность?
• Способствует ли культура [организации] комфортной, благоприятной рабочей среде?

Управление и менеджмент

• Насколько вы удовлетворены отношениями с вашим руководителем/менеджером?
• Признает ли ваш руководитель/менеджер хорошо выполненную работу?
• Учитывает ли ваш руководитель/менеджер ваше мнение и чувства?
• Чувствуете ли вы, что ваш руководитель заинтересован в вашем успехе?
• Считаете ли вы, что можете предоставить конструктивную обратную связь своему руководителю/менеджеру?

Обучение и развитие

• Считаете ли вы, что ваши навыки используются в вашей должности?
• Насколько хорошо компания подготовила вас к порученной вам работе?
• Вы уверены в своей способности успешно выполнять свою работу/задачи?
• Насколько вы удовлетворены возможностями профессионального развития, доступными для вас в [организации]?

Организационное выравнивание

• Считаете ли вы свою работу для [организации] значимой?
• Вдохновляют ли вас видение и ценности [организации]?
• Считаете ли вы, что лидерство вкладывается в ваши рабочие инициативы и способствует им?

Открытые вопросы

• Какие изменения вы хотели бы увидеть в [организации] в наступающем году?
• Есть ли проблемы с культурой [организации]?
• Есть ли что-то, чего в настоящее время не хватает, что заставило бы вас остаться в [организации] надолго?
• Есть ли что-то еще, чем вы хотели бы поделиться, что вы считаете важным для вашего опыта сотрудников здесь, в [организации]?

При разработке собственного опроса подумайте, какой формат или структура лучше всего подходят для ваших сотрудников. Это может занять несколько попыток, но в конечном итоге вы должны найти правильное сочетание открытых вопросов и вопросов с несколькими вариантами ответов, наилучшую продолжительность опроса и график развертывания, обеспечивающий максимальное количество ответов.

Результаты опроса вовлеченности ничего не значат без плана дальнейших действий. Этот план не нужно держать в секрете от сотрудников; скорее, сотрудники должны заранее знать, какова общая цель опроса или что руководство пытается узнать о них.

Последующие действия вскоре после закрытия опроса показывают сотрудникам, что да, их работодатель или руководитель слушает. Вот как может выглядеть продолжение опроса для разных аудиторий и при разном уровне видимости:

Индивидуальный случай: Если сотрудник высказал жалобу или проблему в своем ответе на опрос, его руководитель должен обсудить это с ним. Тот, кто ознакомился с результатами опроса, должен как можно скорее уведомить респондента о том, что его мнение было учтено, и что соответствующая сторона в ближайшее время организует встречу для обсуждения.

Команды: Данные опроса могут указывать на распространенную проблему в рамках одной команды или отдела. В этом случае соответствующий руководитель или менеджер должен разработать план по решению этой проблемы и совместно со своей командой найти выход.

В масштабах всей компании: результаты опроса и выявленные тенденции можно оформить в виде презентации и представить на общем собрании или разослать по электронной почте сотрудникам компании вскоре после завершения опроса. Разумеется, респонденты должны оставаться анонимными; эта презентация должна представлять собой скорее общий обзор настроений сотрудников, что, как ожидается, будет способствовать продуктивному обсуждению.

Обзоры: Обзоры эффективности работы — идеальное место для обсуждения ответов сотрудника на опросы. Их ответы, вероятно, содержат ценную информацию о том, как их работа влияет на их вовлеченность в работу, или наоборот.

Зачастую действия говорят громче слов; наиболее эффективный способ для руководства отреагировать на просьбы сотрудников — это внедрить изменения, которые они запрашивают или указывают. Например, многие сотрудники могут чувствовать, что на их нынешней должности нет возможностей для профессионального развития — поэтому руководители и супервайзеры могут начать изучать программы повышения квалификации и переподготовки . Или сотрудники могут чувствовать недостаток мотивации, потому что их работа остается непризнанной — обратная связь может быть использована менеджерами для внедрения официальной программы признания заслуг.

Хотя опросы вовлеченности сотрудников могут выявить некоторые неприятные для руководства истины, они являются важным инструментом в создании культуры совершенствования. Если сотрудники понимают цель опроса и важность их честных отзывов, это прививает чувство ответственности за культуру и процессы на их рабочем месте, что имеет решающее значение для поддержания вовлеченности и производительности. И когда сотрудники проходят обучение, соответствующее их энергии и ожиданиям, это означает успех для всей организации.

Если вы заинтересованы в обучении, которое может стимулировать и поддерживать вложенную рабочую силу, откройте для себя ряд программ Института TWI для сотрудников на всех уровнях вашей организации.

Поговорим о помолвке

Должны ли вопросы опроса вовлеченности сотрудников быть открытыми?
Опрос сотрудников должен состоять из вопросов с несколькими вариантами ответов или рейтинговых вопросов, а также нескольких открытых вопросов. Ключевым моментом является разработка опроса, который легко заполнить за короткий промежуток времени: слишком много открытых вопросов, и сотрудники могут вообще не отвечать на них.

Сколько вопросов должно быть в опросе вовлеченности сотрудников?
Прохождение опроса должно занимать не более 5–10 минут. Еще немного, и это рискует сократить рабочее или личное время сотрудников. Предположим, что респондентам потребуется одна минута на вопрос; общая сумма должна учитывать время, необходимое для ответа на быстрые вопросы с несколькими вариантами ответов и более длинные открытые вопросы.